Werklijsten

Er zijn drie lijstenschermen in OpenAC: de Werklijsten wijzen op plaatsen waar de dossiergegevens (nog) niet volledig zijn; de Planlijsten richten zich op de toekomst, op afspraken en uitnodigingen en correspondentie; de Controlelijsten hebben vooral te maken met de controles die plaatsvinden voor het factureren.

Het werklijstenscherm bevat alle dossiers waarvan nog gegevens verwerkt moeten worden. Het scherm is verticaal in tweeën gedeeld. Links staan de categorieën, rechts de cliënten waarvan de dossiers binnen die categorie vallen. Onderin het linkerdeel kan een selectie worden gemaakt. Er kan een begin/einddatum worden aangegeven, en er kunnen keuzes worden gemaakt om de lijst alleen te laten zien voor één of meer medewerkers, spreekuren en locaties. Niet alle selecties zijn van toepassing op alle werklijsten.

Alle handelingen die vanuit de Werklijsten kunnen worden verricht, zijn ook vanuit Dossier te verrichten.

Verwijskaart nog niet binnen

Van de cliënten in deze lijst zijn de verwijsgegevens nog niet binnen of verwerkt in OpenAC. Om te mogen factureren is een volledige verwijzing nodig. Door te klikken op de naam wordt het blok Behandeltraject geopend waarin de gegevens kunnen worden toegevoegd.

Zorgtrajecten met verrichtingen en zorgvraag neutraal

Heel belangrijk in de DOT-systematiek (vanaf 2012) is de Zorgvraag. Met welke vraag is de cliënt naar de zorgverlener (het AC) gekomen? Wat is het probleem dat de cliënt heeft? Het is mogelijk om de zorgvraag neutraal in te stellen; dat is bedoeld om aan te geven dat het nog niet bekend is wat de vraag van de cliënt is. Nadat de cliënt is geweest en er verrichtingen zijn uitgevoerd, zou duidelijk moeten zijn voor het AC wat de vraag is, en hoort de zorgvraag ingevuld te zijn. Deze werklijst bevat die dossiers waarvoor de zorgvraag nog niet bepaald is.

Niet-facturabele afgesloten subtrajecten

Als de looptijd van een subtraject (dwz. een financieel traject) verstreken is (90 of 365 dagen in de DOT-systematiek), dan is dat subtraject normaal gesproken factureerbaar. Er zijn allerlei controles die OpenAC uitvoert (zie oa. de Controlelijsten) voordat een subtraject factureerbaar is. Deze werklijst toont die dossiers met subtrajecten die op basis van de verstreken looptijd factureerbaar zijn maar die om wat voor reden dan ook nog tegengehouden worden door OpenAC.

Behandeltraject geopend maar nog geen 1e afspraak

Dit is de intakelijst. Hier staan cliënten waarvoor al een (nieuw) behandeltraject is aangemaakt, maar waar nog geen eerste afspraak instaat.

Afspraakdatum voorbij maar niet binnen- of afgemeld

In deze lijst zie je alle cliënten waarvan niet is ingevoerd of ze op hun afspraak verschenen zijn. De (afspraak-)datum die het verst in het verleden ligt, staat bovenaan. Als je in het rechterdeel van het scherm op een cliënt klikt, wordt het dossier geopend. Het blok Afspraak is al actief, je kunt dan rechts onderin meteen noteren of de afspraak is nagekomen. Hoe je hiervoor te werk gaat, staat beschreven in de handleiding voor het dossier bij Afspraken.

Binnengemeld maar geen verrichtingen ingevoerd

(Als het AC niet de module Paraferen gebruikt.) Na het binnen melden van een cliënt wordt het blok Afspraak omgezet in een blok Bezoek. Voor elk bezoek moeten de verrichtingen worden ingevoerd. Dossiers waarin de verrichtingen missen, staan in deze lijst. Op een cliënt klikken opent het dossier.

Verrichtingen nog niet ingevoerd / gefiatteerd

(Als het AC wèl de module Paraferen gebruikt omdat daar de onderzoekers zelf hun verrichtingen invoeren, dan wordt de werklijst Binnengemeld maar geen verrichtingen ingevoerd niet gebruikt.) In dit geval moet elke onderzoeker na het invoeren van zijn/haar verrichtingen een vinkje zetten. Zolang er nog betrokken onderzoekers zijn die geen vinkje hebben gezet, blijft een dossier in deze werklijst staan.

Geen vervolgafspraak en behandeling niet afgesloten

De naam van deze lijst dekt de lading al. Hier zie je de cliënten waarvoor geen richtdatum of vervolgafspraak is gepland, maar waarbij ook de behandeling niet is afgesloten. Klikken op de naam opent het dossier in het Behandeltraject.

Een dossier verschijnt pas in de lijst voor vervolgafspraken wanneer het niet meer staat in de lijst Binnengemeld maar geen verrichtingen ingevoerd.

Bezoeken buiten een subtraject

Deze lijst laat een lijst dossiers zien die een bezoekdag hebben geregistreerd (met verrichtingen) die niet is gekoppeld aan een subtraject. De verrichtingen van zulke bezoekdagen worden nooit gefactureerd, omdat ze niet aan een subtraject bijdragen. Deze bezoeken noemen we "zwevende bezoeken" omdat ze nergens aanhangen.

Dubbelklik op een dossier om het te openen. De knop doorrekenen in het dossier probeert nogmaals alle bezoekdagen aan subtrajecten te koppelen. Dat kan voldoende zijn om het dossier te repareren, maar in sommige gevallen moeten er nog registraties worden uitgevoerd of eerst een (reeds gefactureerd) subtraject gecrediteerd worden om de zwevende bezoeken ergens aan te koppelen.

In deze werklijst kan worden gefiltered op financieringsbron. OpenAC hanteert een lijst van financieringsbronnen waarvan verwacht wordt dat daar subtrajecten uitkomen. Alleen die financieringsbronnen zijn nuttig om op te filteren (doorgaans zijn dat AP's, diagnostische AP's, en tinnitus-trajecten als het AC aan tinnitus-behandeling doet). Als een niet-relevante financieringsbron wordt gekozen, dan geeft OpenAC een gele melding in het meldingentabblad en wordt de lijst voor alle financieringsbronnen getoond.

De filter op financieringsbron wordt als volgt geïnterpreteerd:

• Indien Allen, dan worden bezoeken binnen zorgtrajecten (behandelingen) met een financieringsbron die op de lijst van relevante bronnen staat, getoond.
• Indien <geen> geselecteerd wordt, dan worden bezoeken binnen zorgtrajecten die gelemaal geen financieringsbron hebben gekozen getoond. Dit duidt ook op een registratiefout: zorgtrajecten horen een bron te hebben; normaal gebeurt dit alleen als er speciaal geen-bron gekozen wordt in het zorgtraject. Deze trajecten verschijnen ook niet als Allen gekozen is.
• Indien een relevante financieringsbron is gekozen, worden alleen bezoeken binnen zorgtrajecten met de opgegeven bron getoond.
• Indien een niet-relevante bron gekozen is (bijvoorbeeld geselecteerd in een andere lijst, waarna gewisseld is naar deze werklijst), wordt een gele waarschuwing getoond in het meldingen tabblad en wordt de lijst voor Allen getoond.

Een dossier komt op deze lijst als het een zorgtraject (behandeling) heeft, waarvan de financieringsbron voldoet aan de voorwaarde die hierboven beschreven wordt, waarin een bezoek staat geregistreerd dat niet in een financiëel (sub) traject zit, en het bezoek relevant is (zie hieronder).

Een bezoek is relevant als:

• het bezoek heeft minstens een verrichting en de normduur van die verrichting is meer dan 0 minuten (sommige verrichtingen hebben nl. geen normduur),
• óf de normduur is 0 minuten maar de financieringsbron is geen AP of DP.

Dit wil zeggen dat bezoeken in een AP of DP met een normtijd van 0 minuten, niet in deze lijst voorkomen.