Medewerkers

Het scherm 3. Medewerkers is voor reguliere gebruikers bruikbaar als een adreslijst van het AC. P&O en beheerders kunnen het gebruiken voor het beheer van gebruikers, gebruikersrechten en werknemersdossier. Het scherm is altijd beschikbaar, en geeft een lijst van alle medewerkers in de rechter kolom. Door op een medewerker in de lijst te klikken, zijn sommige (niet alle) gegevens van die medewerker in te zien.

De gegevens die van een medewerker te zien zijn, kan per adaptatie verschillen. Over het algemeen zijn die gegevens de naam-adres-woonplaatsgegevens, geboortedatum, en datum in dienst (indien genoteerd). Alle velden zijn read-only met een donkere achtergrond.

Met de knop OK, volgende wordt naar de volgende medewerker in de lijst gebladerd.

Als beheerder of medewerker met P&O-rechten kunt u in dit scherm de gegevens van uw medewerkers beheren. Dat kunnen technische instellingen zijn (zoals wachtwoorden en gebruikersrechten) of administratieve gegevens (contracten, mutaties, burgerservicenummer).

P&O medewerkers hebben dezelfde taakbox als reguliere gebruikers, en alleen een lijst met medewerkers aan de rechterkant van het scherm. Indien u als admin ingelogd bent, zijn er meer opties en is het ook mogelijk om nieuwe medewerkers toe te voegen, de gebruikersgroepen te beheren, medewerkers rechten toe te kennen, en ook de gegevens van medewerkers in te zien die niet meer in dienst zijn.

De gegevens die zichtbaar zijn voor medewerkers P&O zijn uitgebreider dan voor reguliere medewerkers, en zijn aan te passen (aangegeven door de lichte achtergrondkleur). Er zijn enkele extra velden zichtbaar voor gegevens die alleen voor P&O zichtbaar moeten zijn.

• Medewerkers zijn tevens de gebruikerscodes in OpenAC die nodig zijn voor het inloggen.
• U geeft hier ook de Plangroep van een medewerker aan. De plangroep bepaalt de sortering van de medewerkers in menu's en in de agenda. Het bepaalt ook de werking van het Automatisch inplannen.
• U geeft aan of een medewerker in dienst is. Dit kan op twee manieren: door het bolletje bij Account actief op Ja of Nee te zetten, of door een Datum in dienst in te stellen. Indien er iets is ingevuld in Datum in dienst, wordt het bolletje bij Account actief uitgeschakeld. Met het bolletje is globaal aan te geven of een medewerker actief is (en dus mag inloggen). Met de data in-en-uit-dienst is dat nauwkeuriger aan te geven. De gebruiker wordt automatisch actief of inactief gemaakt als de data van in- of uitdiensttreding gepasseerd wordt.
• U kunt de Ondertekening (die wordt gebruikt in brieven) en Functie van een medewerker definiëren, voor gebruik in brieven.
• U kunt persoonsgegevens invullen over de medewerker zoals de Geboortedatum. Het BSN veld is voor medewerkers zonder de P&O rechten niet in te zien.
• U kunt hier de Verrichtingcodes aangeven die de medewerker in de regel uitvoert. Dit is facultatief en leidt tot verbetering van de managementrapportage Documentatie/Manager/Rapportages/Productie/Medewerkers.
• Gebruik de 3 Memo invoeren-functie voor het toevoegen van een notitie of bestand aan het dossier van een medewerker. Dit is ook mogelijk via het lijstje van Documenten en het veld Notities.
• Daarnaast bezit een medewerker, net als andere relaties, adressen en telefoonnummers. Die zijn afzonderlijk in te vullen.

Wachtwoord wijzigen

In het menu Beheer -> Wachtwoord Wijzigen... kunt u uw gebruikerswachtwoord bewerken. Ook gebruiker admin kan een eigen wachtwoord ingeven.

In het dialoog dat verschijnt, moet u het huidige wachtwoord invullen, en dan twee keer hetzelfde nieuwe wachtwoord. Indien het bestaande wachtwoord niet correct is, wordt dat gemeld; als het tweemaal-ingevoerde nieuwe wachtwoord niet twee maal hetzelfde is (dit om spelfouten te voorkomen) wordt het wachtwoord ook niet aangepast.

Alleen als het bestaande wachtwoord correct is en het nieuwe wachtwoord twee maal hetzelfde is ingevoerd, wordt het nieuwe wachtwoord opgeslagen in de database.