AVG

De AVG schrijft voor dat zorgverleners medische dossiers goed beveiligen. Alleen bevoegde personen mogen toegang krijgen tot het dossier van een patiënt. Dit hoofdstuk beschrijft hoe dit in OpenAC is geïmplementeerd.

Hoofdbehandelaar en behandelgroep

Medewerkers zonder behandelrelatie met een patiënt hebben ook geen toegang nodig tot het dossier van die patiënt. Daarom wordt in OpenAC de toegang tot zorgtrajecten beperkt tot de hoofdbehandelaar en leden van een behandelgroep.

In de nieuwe situatie zal aan elk zorgtraject een hoofdbehandelaar en een behandelgroep worden toegevoegd.

In het geval van audiologie zal de hoofdbehandelaar een KFA zijn. De hoofdbehandelaar mag altijd alle onderdelen van het zorgtraject inzien.

De behandelgroep bestaat uit mensen die direct betrokken zijn bij het zorgtraject. Het is mogelijk om behandelgroepen automatisch samen te stellen basis van medewerkers die betrokken zijn bij ingeplande spreekuren en/of geregistreerde bezoeken.

Automatisch samenstellen van de behandelgroep

Een van de uitgangspunten van dit ontwerp is dat zal worden getracht aan de verplichtingen van de AVG te voldoen zonder dat dit leidt tot veel extra registratiedruk voor de medewerkers. Daarom zal voor elk zorgtraject de behandelgroep in de meeste gevallen automatisch worden samengesteld.

Inplannen van afspraken gebeurt op basis van agendacapaciteit. Het secretariaat plant een afspraak in met de automatische planfunctie of door handmatig een vrije plek te kiezen in de agenda. Bij automatisch plannen selecteert het systeem de medewerkers, bij handmatig plannen doet het secretariaat dit. In beide gevallen worden de geselecteerde medewerkers automatisch toegevoegd aan de behandelgroep.

Handmatig aanpassen van de behandelgroep

Soms is het nodig om anderen dan de hoofdbehandelaar of leden van de automatisch samengestelde behandelgroep toegang te verlenen tot een zorgtraject. Dit kan door medewerkers handmatig aan een behandelgroep toe te voegen. Alle handmatige mutaties van de behandelgroep zullen worden gelogd in de audit trail. Het AC bepaalt met behulp van de ACL zelf welke medewerkers de behandelgroep mogen muteren.

In noodgevallen moet het mogelijk zijn om jezelf toegang te verlenen tot de behandelgroep. Dit is de zogenaamde “break glass” procedure. In OpenAC zal onder de behandelgroep een link zijn om dit mogelijk te maken:

Als een medewerker op de link klikt dan verschijnt een dialoog waarmee een reden moet worden opgegeven:

Als er geen reden wordt opgegeven dan zal de medewerker niet aan de behandelgroep worden toegevoegd. Als een medewerker zichzelf middels de break glass procedure toevoegt aan een behandelgroep dan zal dit inclusief de reden worden gelogd in de audit trail.

Verwijderen uit de behandelgroep

Medewerkers worden automatisch uit een behandelgroep verwijderd als zij niet meer bij het zorgtraject zijn betrokken. Dit gebeurt door middel van een batch job die periodiek, bijvoorbeeld elke nacht, door OpenAC 3 wordt uitgevoerd. Wat betekent “niet meer betrokken”? Als een patiëntafspraak wordt ingepland voor medewerker A dan wordt deze medewerker automatisch toegevoegd aan de behandelgroep van het zorgtraject. Hierdoor is medewerker A betrokken bij het zorgtraject. Als het secretariaat vervolgens de ingeplande afspraak verandert en toewijst aan medewerker B dan is medewerker A niet meer bij de afspraak betrokken. Als er in het zorgtraject geen andere afspraken of bezoeken geregistreerd zijn waarbij medewerker A betrokken is dan zal deze uit de behandelgroep worden verwijderd.

Het is te overwegen om ook medewerkers die al geruime tijd geen contact met de patiënt hebben gehad automatisch uit de behandelgroep te verwijderen. Dit voorkomt dat bij medewerkers die ooit betrokken zijn geweest bij een langdurig zorgtraject toegang houden tot het zorgtraject wordt gesloten. De periode van inactiviteit waarna iemand uit een behandelgroep wordt verwijderd moet door het AC in te stellen zijn.

Initieel samenstellen van de behandelgroep

Bij het in gebruik nemen van de AVG-functionaliteit zijn de behandelgroepen leeg. Er is een migratiescript beschikbaar die de behandelgroep van open zorgtrajecten automatisch samenstelt uit medewerkers die recent bij het traject betrokken zijn geweest.

Instellingen

In het instellingenscherm staan onder het kopje "AVG" twee instellingen: "Alleen behandelgroep krijgt toegang tot het zorgtraject" en "Gebruikersgroep met automatische toegang":

Alleen behandelgroep krijgt toegang tot het zorgtraject

Als dit vinkje aan staat dan controleert OpenAC of de ingelogde gebruiker de hoofdbehandelaar is of lid is van de behandelgroep. Zo niet dan krijgt de gebruiker geen toegang tot het zorgtraject.

Gebruikersgroep met automatische toegang

De gekozen gebruiksgroep krijgt automatisch toegang tot het dossier. Dit kan noodzakelijk zijn voor het secretariaat/administratie.

Patiëntvoorkeur

Op patiëntniveau is het mogelijk om bij de voorkeuren op te geven dat alleen de behandelgroep toegang krijgt:

Dit is alleen zinvol als bij de instellingen het vinkje "Alleen behandelgroep krijgt toegang toe het zorgtraject" uit staat. Mocht een patiënt niet willen tekenen voor het AVG-beleid van een AC dan kan met deze voorkeur toegang op basis van behandelgroep worden afgedwongen.