Factureren

Gewoonlijk wordt het factureren door een beperkte groep medewerkers gedaan. In OpenAC kunnen de rechten voor de stappen in het factureerproces onafhankelijk van elkaar worden toegekend. Door deze optie kun je garanderen dat het proces op verschillende momenten door verschillende personen wordt gecontroleerd. Je kunt de rechten bijvoorbeeld zo toekennen dat elke stap slechts door 1 persoon kan worden afgehandeld.

Als je het factureerscherm opent, is dit verticaal in tweeën gedeeld. Net als elders in het programma zie je links al je keuzeopties voor dit scherm, rechts wordt een lijst weergegeven van alle patiënten die vallen onder de links geselecteerde werklijst. Die lijsten worden besproken onder het kopje Factureren in de inhoudsopgave.

Nota's worden gewoonlijk naar de verzekeraar gestuurd. Dit is echter niet altijd mogelijk. Als in het Relatiescherm bij een verzekeraar is aangevinkt dat deze niet direct vergoedt, worden geen nota's naar die verzekering gestuurd. Ook als de gegevens onvolledig zijn gaan de nota's niet naar de verzekering. In deze gevallen krijgt de cliënt de nota. Hij kan deze dan zelf indienen bij de verzekeraar.

Factureer-bakjes

De stappen in het factureerscherm worden vaak "bakjes" genoemd. Een factuur -- is in het begin nog een subtraject, later een nota -- verschuift van bakje naar bakje, meestal van boven naar beneden. De precieze bakjes die beschikbaar zijn in het AC hangen af van welke functies van OpenAC ingeschakeld zijn. Alle bakjes worden beschreven onder het kopje Factureren in de inhoudsopgave; die hoeven niet allemaal beschikbaar te zijn in elk AC.

De bakjes staan op volgorde van afhandeling. Die volgorde is eerst declareren, dan printen, dan exporteren. Er kan dus pas worden geëxporteerd als alle vorige stappen zijn doorlopen.

Er zijn twee grote gegevensstromen in het factureerscherm: de gewone facturering van echte nota's, en het onderhandenwerk factureren van fictieve nota's. Het onderhanden-werk factuurproces zit in de laatste paar bakjes, terwijl het gewone factureren bovenaan (in bakje A) begint.

Het factureren in OpenAC gebeurt in dus in stappen; bij elk van deze stap hoort een lijst ofwel bakje. Voor elke stap is een gebruikersgroep in te stellen in het beheersscherm Medewerkers. Zo onderscheid men de rechten: financiële gegevens inzien, fiatteren, bundelen, exporteren, tarieven.

• Bakje A. Financiële trajecten fiatteren. In deze fase wordt een lijst getoond van financiële trajecten die nog moeten worden berekend. Dit kan een eerste nota zijn, of een correctie op een eerder verstuurde nota. Vervolgens kan ofwel per traject, ofwel in één keer de gehele lijst worden gefiatteerd. Wordt gekozen voor het in één keer fiatteren van een lijst, dan controleert OpenAC of de nota verzekerbaar is, en als dit niet het geval is, wordt de nota automatisch geparkeerd lijst B. Wordt een nota handmatig gefiatteerd of zijn de verzekeringsgegevens in orde, dan verhuist het traject naar lijst C.

• Bakje B. Afgewezen en onverzekerde trajecten. Hier staan de trajecten waarvan het berekende totaalproduct is afgewezen. Deze trajecten kunnen vanuit deze lijst verder worden verwerkt; na correctie in het dossier kan men het traject hier alsnog fiatteren ofwel definitief afschrijven. Een definitief afgeschreven traject komt niet meer terug in het factureerscherm (maar wel in een managementrapportage).

• Bakje C. Gefiatteerde trajecten. Dit is de lijst met door de financieel verantwoordelijke goedgekeurde trajecten. Deze kunnen worden verzameld per verzekeraar door te klikken op Bundelen.

Wanneer het traject niet direct een verzekeraar kan worden ingediend, wordt links onderin aangegeven wat hiervoor de reden is (verzekeraar vergoedt niet direct, polisnummer niet goed ingevuld, etc.)

• Bakje D/E. Verzamelnota’s printen. In dit overzicht staan de nota’s die naar verzekeraars moeten worden verstuurd. Bij zoveel mogelijk centra wordt het daadwerkelijk factureren gedaan door middel van een Vektis7-bestand. Er wordt altijd ook een papieren nota afgedrukt. Op deze papieren afdruk is te zien of de nota al elektronisch is aangeboden.

• Bakje E/F. Los te versturen nota’s printen. Hier worden nota’s geprint die verzonden worden naar de patiënt.

• Bakje F/G. Nota’s exporteren. Hier staan trajecten die nog niet zijn geëxporteerd. De export kan gebeuren naar een financieel pakket zoals Exact (er worden diverse pakketten ondersteund). In elk geval maakt OpenAC een transactierapport van de zojuist ingediende en afgedrukte nota’s. Op dit rapport staat enerzijds elke notaregel weergegeven, anderzijds staat het totale gefactureerde bedrag uitgesplitst per verzekeraar en per debet/credit.

Notitie: in de kolom “exports” staat het aantal keer dat de notabundel is geëxporteerd. Elektronisch declareren (bakje D), printen (bakje D/E/F) en exporteren (bakje F/G) gelden voor deze telling elk als een export.

Probeer de lijsten kort te houden. We adviseren altijd zoveel mogelijk in één keer de lijsten Indienen tot en met Exporteren af te werken (dus na bundelen van nota's eerst indienen, afdrukken, exporteren, voordat je opnieuw gaat bundelen). Zo houd je niet alleen zelf het overzicht, je rondt ook netjes elke factureerronde af met een export. Onderdeel van de export is de totaalrapportage.

Werkwijze Onderhandenwerk

Het bundelen van onderhandenwerk trajecten en via de Vektis standaard ZH310 aanleveren bij Vecozo zodat de verzekeraars bevoorschotting van AC's op basis van die aangeleverde OHW kunnen doen. Het verwerken van OHW is net als het aanleveren van voltooide trajecten: eerst moeten ze worden gebundeld, daarna worden ze ingediend. Er is geen fiattering nodig, omdat het hier gaat om een onvoltooid werk, waarvoor alleen een beeld gegeven moet worden aan Vecozo van openstaande trajecten en hun zwaarte.

Om de OHW aanleveringen te kunnen doen moet er eerst een aanvraag gedaan worden bij Vecozo zodat zij de Vecozo-certificaat uitbreiden met een permissie voor OHW-aanleveringen. Over de aangeleverde OHW bundels wordt er geen elektronisch retourinfo verstrekt door Vecozo tenzij er fouten zijn ontdekt in het aanleverbestand.

Crediteren

Hier moet informatie komen over het crediteren van trajecten. Ook vanuit het dossier. Zie comment:22:ticket:8544 voor een klein beetje info.