Notabeheer

Het notabeheerscherm is een typisch lijstscherm, met een aantal "bakjes" in de taakbox waaruit gekozen kan worden, en een lijst aan de rechterkant.

In de taakbox kan gekozen worden uit recente notabundels en oudere notabundels die zijn ingediend maar waarvoor nog geen retourinformatie van VECOZO is ontvangen. Indien er geen automatische verwerking van retourinformatie plaatsvindt, is in bakje C. Te verwerken retourinformatie handmatig retourinformatie te verwerken. Het is mogelijk om nota's te zoeken op naam/nummer of datum, en om nota's na te bewerken. Indien nota's zijn uitgestuurd met een verkeerd tarief, is het mogelijk om met de knop Tariefcorrectie de tarieven achteraf aan te passen (alleen voor afgekeurde nota's).

Voor AC's die aan betalingsbeheer doen is er een extra bakje B. Openstaand in de taakbox waar alle openstaande notabundels van een bepaalde periode te zien zijn.

Notabeheer gaat uit van notabundels die een of meer notaregels bevatten; een notaregel komt meestal overeen met een factuur voor een AP (een audiologisch subtraject). De lijst laat bundels zien, zoals hieronder, en geeft aan hoeveel nota's er in een bundel zitten. Dubbelklik op een bundel in de lijst om die bundel te openen en om de afzonderlijke nota's te kunnen bekijken.

Meest recente notabundels

In dit bakje staan alle notabundels (openstaand, toegekend en afgewezen) gesorteerd op meest recente datum. Het aantal bundels is in dit bakje default op 1000 ingesteld.

Openstaand

In dit bakje staan alle notabundels die het openstaand bedrag niet 0 hebben. Denk aan bundels die afgewezen zijn of nog niet zijn verstuurd.

Wachtend op retourinformatie

Hierin staan de notabundels die als zijn verstuurd maar nog geen retourinformatie is van bekend.

Te verwerken retourinformatie

Hierin staan de notabundels waarvan de retourinformatie wel is bekend maar het openstaand bedrag is nog niet 0 geworden. Bij de afgewezen notabundels is dit wel het geval dus dan moet de gebruiker voor die bundel iets doen (opnieuw indienen van de notaregels bijvoorbeeld). Bij de AC's die aan de betalingsbeheer doen staan in dit bakje ook de notabundels waaraan door de gebruiker nog geen betaling transactie is gekoppeld.

Zoeken

Er zijn twee zoekvelden in dit scherm. Een zoekt naar een tekst op een bepaalde plek, de andere zoekt op datum. Op datum spreekt voor zich: het is de datum van de nota, dus de datum dat de nota's gefiatteerd, gebundeld en ingediend zijn. Vul een datum in en druk op enter of klik op de bijbehorende knop Zoek.

Het andere, bovenste zoekveld, is bijzonder omdat aangegeven kan worden waar er gezocht moet worden. Vóór het zoekveld staat een drop-down waarmee gekozen kan worden waar er gezocht wordt. De vier mogelijkheden waar je afzonderlijk op kunt zoeken zijn:

• op onderdeel van een (volledig) cliëntnummer of de naam van de cliënt
• op (deel van de) naam van een relatie (instelling)
• op (deel van een) notanummer
• op (deel van een) bundelnummer

Bij de zoek-keuze Overal wordt op alle vier de plekken tegelijk gezocht. Een nummer zal dikwijls maar op een plek voorkomen (als nota- of als bundelnummer), maar bij korte invoer zoals "123" worden zowel bundels met "123" in hun nummer, als losse nota's met "123" in hun nummer, vertoond. Dit doet zich ook voor bij korte cliënt-nummers (zoals in AC Drenthe, waar vijf cijfers volstaat). Merk ook op dat als een cliënt-nummer wordt opgeslagen met een streepje, dat streepje hier nodig is (zelfs als je in het dossierscherm de cliënt vindt met invoer "12A1234", kan hier "12-A1234" nodig zijn).

Bij de zoek-keuze Overal en ingevoerde tekst "Ohr" worden zowel cliënten gevonden met de naam "Ohrighamitsu", als de bundels van verzekeraar "Ohra". Gebruik dan een andere zoek-keuze (bijvoorbeeld Op Instelling) om verwarring te voorkomen.

Tariefcorrectie

Nota's die zijn afgekeurd omdat ze zijn gedeclareerd met een verkeerd tarief, kunnen met de knop Tariefcorrectie batchgewijs opnieuw worden ingediend tegen het juiste tarief.

Na een druk op de knop Tariefcorrectie verschijnt een dialoog voor het invoeren van een begin- en einddatum. Vervolgens controleert OpenAC alle nota's in de opgegeven periode (dat zijn alle nota's die slaan op een subtraject met een begindatum van het traject vanaf de opgegeven begindatum tot en met de opgegeven einddatum). Als het tarief waarmee een nota is gedeclareerd niet overeenkomt met het correcte tarief, dan zal OpenAC de nota opnieuw indienen.

OpenAC dient een nota alleen in als de oorspronkelijke nota is afgekeurd door de zorgverzekeraar. Als de oorspronkelijke nota niet is afgewezen, dan onderneemt OpenAC geen verdere actie.