SMS en Email

Het is mogelijk om herinneringen te sturen aan patienten per SMS of per E-mail. Hiervoor moet voor de SMS herinneringen een SMS-provider worden ingesteld. Voor E-mail herinneringen moeten E-mail gegevens worden ingesteld. SMS diensten vereisen over het algemeen een contract met een betaalde SMS-provider. OpenAC heeft koppelingen voor twee providers; andere providers kunnen als maatwerk worden toegevoegd indien de beschikbare providers niet toereikend zijn.

SMS Functionaliteit Aanzetten

Gebruik module s080_herinneringen in de adaptatie om SMS en E-mail herinneringen aan te zetten. De module kent twee parameters om de default-instellingen voor het verzenden van SMS of E-mail aan te passen (een patient moet aangeven of SMS of E-mail mag; afhankelijk van deze parameters staat die toestemming standaard aan of juist uit).

s080_herinneringen.start(
    sms_standaard_toegestaan = "ja",
    email_standaard_toegestaan = "ja")

SMS Providers

De SMS-providers waarvoor OpenAC koppelingen heeft zijn:

• Spryng ​http://www.spryng.nl/
• SMSCity ​http://nl.zakelijk.smscity.com/
• SpeakUp ​http://www.speakup.nl/support/faq/SMS/

In beide gevallen is een contract nodig. Hier dient u zelf voor te zorgen.

SMS Instellingen

Wanneer de module s080_herinneringen wordt ingeschakeld, komen er de volgende nieuwe elementen in OpenAC:

In het instellingen scherm, onder het kopje Herinneringen, voor de SMS herinneringen:

• SMS-sjabloon: sjabloon voor de tekst voor het SMS-bericht.
• SMS-sender: afzender SMS-bericht (telefoonnummer of maximaal 11 karakters)
• SMS gebruikersnaam en SMS-wachtwoord: toegangscodes van de SMS provider.
• SMS dagen voor afspraak: aantal dagen voor de afspraak dat een SMS-bericht wordt verzonden.

Voor E-mail herinneringen onder het kopje SMTP:

• SMTP server, SMTP username en SMTP hostname: gegevens voor toegang tot de server voor versturen van e-mail.

Voor E-mail herinneringen onder het kopje Herinneringen:

• E-mailadres afzender: het in het bericht op te nemen From-adres.
• Email dagen voor afspraak: aantal dagen voor de afspraak dat een e-mailbericht wordt verzonden.

Vanaf OpenAC v2.008 zijn er afzonderlijke instellingen voor de afzender van notaspecificaties en herinneringen. Voor die versie wordt de instelling afzender gedeeld met het versturen van notaspecificaties.

Voor schriftelijke herinneringen (brieven) onder het kopje Herinneringen:

• Brieven dagen voor afspraak: aantal dagen voor de afspraak dat een herinneringsbrief wordt verzonden.

Herinneringen worden alleen verstuurd voor afspraken in de toekomst (vanaf de dag van morgen). Elk van de instellingen dagen voor afspraak zegt binnen hoeveel dagen de afspraak moet zijn om een herinnering te ontvangen. Wij raden aan om SMS en E-mail herinneringen kort van tevoren te versturen (zeg drie dagen, om rekening te houden met het weekend) en brieven iets langer (een week, voor de post).

SMS Sjabloon

Het tekstveld SMS sjabloon in het instellingenscherm legt het te-versturen SMS bericht vast. Je moet zelf opletten dat de tekst past binnen een SMS-bericht. De tekst die je hier invult is een sjabloon, waar gegevens uit samenvoegvelden in kunnen worden gebruikt. Dit doe je door ${naam_samenvoegveld} op te nemen in de tekst. De meest voor-de-hand-liggende samenvoegvelden om hier te gebruiken zijn deze:

• datum de datum van de afspraak
• tijd de tijd van de afspraak (zie ook begintijd1)
• herinnering_tijd (vanaf OpenAC v2.007) de tijd van de eerste activiteit in de afspraak waarvoor herinnerd mag worden
• activiteit1 de eerste activiteit die gepland is op de afspraakdatum.
• agendalocatienaam (vanaf OpenAC v2.007) de naam van de locatie, voor ACs met meerdere agendalocaties (bv. Amersfoort, met locaties Amersfoort en Ede, of Hoensbroek met zes locaties). Deze agendalocaties zijn te beheren in het codetabel-scherm, de tabel locaties.
• begintijd1 de tijd van de eerste activiteit die gepland is op de afspraakdatum.
• centrum_naam de naam van het AC (als geheel; dit gaat uit van de AGB code).
• medewerkernaam1 naam van de medewerker bij de eerste activiteit van de dag.

Het volgende SMS sjabloon vertelt de patient waar en wanneer de afspraak is:

Wij herinneren U dat U een afspraak heeft bij ${agendalocatienaam} op ${datum} om ${herinnering_tijd}

De specificatie van hoe de ${} tekens werken is te lezen in de ​Python documentatie. Als er geen letters tegen de merge-variabele aan staan, kunnen de accolades weggelaten worden.

E-mail en Word Sjabloon

Voor E-mail en Word (papieren brief) berichten wordt een sjabloonbestand gebruikt. Er staat een voorbeeld sjabloon in OpenAC. Die kan je kopieren uit de map kern\s080_herinneringen naar de sjablonen\ map in de adaptatie en dan het sjabloonbestand bewerken. Daarna moet je wel de sjablonen-codetabel aanpassen en het de sjablonen voor E-mailbericht en Herinneringsbrief aanpassen: de filenaam staat op kern/s080_herinneringen/emailbericht.emt (of herinnering.dot) ingesteld en dat moet je veranderen in de filenaam van het aangepaste sjabloon in de adaptatie-directory.

In deze sjablonen zijn de normale samenvoegvelden voor correspondentie rond een afspraak beschikbaar. Het postadres wordt overgenomen uit het dossier.

Merk op dat de E-mail herinnering door Word in HTML omgezet wordt, en dat die HTML verstuurd wordt als E-mail. Daarbij kunnen plaatjes en opmaak verloren gaan: het is aan te bevelen om geen uitbundige dingen in het E-mail sjabloon te doen.

Herinneringen Versturen

In het hoofdscherm Planlijsten komen er drie lijsten bij, naast de bestaande lijsten (voor richafsprakenen acties):

• SMS-herinneringen met daarnaast het aantal te versturen berichten en een knop Versturen
• E-mail-herinneringen met daarnaast het aantal te versturen berichten en een knop Versturen
• Word-herinneringen met daarnaast het aantal te versturen brieven en een knop Versturen

Het gebruik is eenvoudig: eenmaal daags ga je naar het planlijstenscherm en duwt de beide knoppen Versturen in na inspectie van de lijst te versturen berichten.

Deze dienst kan worden geautomatiseerd met het OpenAC script verstuur-herinneringen door de volgende command line in Windows te scripten voor dagelijks uitvoeren:

Python25\python.exe script.py verstuur_herinneringen

Herinneringen Testen

De debug-switches debug_email en debug_sms zetten extra logging aan bij het verzenden van E-mail en SMS berichten. Om te voorkomen dat er per ongeluk berichten naar patiënten gaan, zijn er de volgende mogelijkheden:

• switch debug_email verstuurt alle email (echt) naar het ingestelde afzendersadres -- terug naar jezelf dus.
• switch dummy_sms_email verstuurt helemaal niks.

Er is geen afzonderlijke switch om alleen SMS te versturen naar een test-account.