CQI-koppeling

De CQI-koppeling zorgt voor de uitnodigingen in het kader van het CQI protocol dat door de FENAC is afgesproken. Er zijn vijf partijen gemoeid met het CQI onderzoek:

• de patient zelf, die wel of niet meewerkt aan het onderzoek. Zie hierover de gebruikershandleiding. De patient heeft een voorkeur om mee te doen (of niet) en vult uiteindelijk via een website de CQI enquete in.
• het AC waar de patient komt. Deze ziet er op toe dat de patient uitgenodigd wordt om mee te doen aan het onderzoek en registreert of de patient dat wel wil.
• de FENAC, die de CQI enquete verplicht stelt voor de leden.
• Kiwa Carity b.v., die de enquete afneemt en de gegevens verwerkt.
• de NVVS, die de geaggregeerde gegevens rapporteert.

Inrichten

Het inrichten van de module gaat om het (eenmalig) in-gebruik-nemen van de module. Hiervoor moeten er sjablonen worden aangemaakt, zoals dat ook voor de module s080_herinneringen gaat. Daarnaast zijn er enkele instellingen die in de adaptatie-init gedaan moeten worden.

Module

Om de nieuwe CQI te gebruiken, moeten de volgende stappen worden ondernomen:

• Voeg minstens de module s080_cqi toe aan de adaptatie-configuratie. Wellicht is d080_cqi ook nodig, om configuratie-parameters vast te leggen. In modules.ini:

  [modules]
  kern.d080_cqi = True
  kern.s080_cqi = True
  

• Indien nodig, voeg module-parameters toe voor d080_cqi. Deze bepalen hoe de module werkt. De parameters zijn uitgebreid beschreven in de technische documentatie, maar in het kort:
  • geen_email_versturen wordt gebruikt om alleen papieren brieven te versturen (geen e-mail, zelfs als de patient een e-mail adres heeft opgegeven). Een zinvolle waarde is True, om e-mail uit te schakelen.

    [kern.d080_cqi]
    geen_email_versturen = True
    

  • exclusie_aantekeningen kan aantekeningen (op patient niveau) toevoegen om bepaalde groepen patienten uit te sluiten van deelname aan de CQI. Deze aantekeningen moeten worden afgestemd met KIWA. Een zinvolle waarde is een lijst met strings. De strings zijn de keys van opmerkingen; de key is af te leiden uit de omschrijving door hoofdletters te vervangen door kleine letters en spaties en andere ongeldige tekens door een underscore. Je kunt de keys ook zien in scherm Aantekeningen, dat in het startscherm in het blok Beheer te vinden is. Selecteer een aantekening om de key te zien. Zie de pagina Aantekeningen in de documentatie voor meer informatie over het inrichten van aantekeningen.

    [kern.d080_cqi]
    exclusie_aantekeningen = ["testpatient","bij_de_buitendienst"]
    

  • doelgroepselectie selecteert welke methode wordt gebruikt voor het bepalen van de doelgroep waartoe een patient behoort. Beschikbare waarden zijn oa. default (alleen van toepassing indien het AC geen doelgroepen gebruikt -- dan wordt altijd default ingevuld als doelgroep), leeftijd (geeft doelgroepen kind en volwassene) en enkele anderen. Kies geen voor handmatige selectie. Het is ook mogelijk om meerdere automatische doelgroepenselecties te combineren. Zie hieronder bij Automatische Doelgroepen voor een lijst met mogelijkheden.

    [kern.d080_cqi]
    doelgroepselectie = "leeftijd"
    

  • doelgroepmapping vertaalt codes die uit de doelgroepselectie komen naar namen die zijn afgesproken met KIWA Carity b.v. en zijn ingevoerd als doelgroep-code. Deze parameter is een dictionary. Zie hieronder bij Automatische Doelgroepen voor details.

    [kern.d080_cqi]
    doelgroepmapping = {"K": "kind", "V": "volwassene"}
    

    In het bijzonder kan het voor sommige soorten automatische doelgroepenselectie nodig zijn om doelgroep onbekend te vertalen naar een andere doelgroep (bijvoorbeeld default) die buiten gebruik is gesteld.
  • url is een URL waar je de patienten heen gaat sturen om de CQI enquete in te vullen. Dit kan rechtstreeks bij KIWA Carity b.v. zijn, of via een eigen tussenpagina. Het is ook mogelijk om per doelgroep een URL te definieren. Als er geen doelgroepen-URLs worden gebruikt en geen URL wordt opgegeven als module-parameter, wordt een default-URL gebruikt (die momenteel nergens toe leidt).
  • administratieve_vertraging is een aantal dagen (default 1) om te wachten voordat je een patiënt uitnodigt voor CQI. Deze vertraging kan je benutten voor het inplannen van vervolgafspraken (die de patiënt weer uitsluiten van een uitnodiging). Patiënten worden uitgenodigd op basis van bezoeken aan het AC in de periode zoals hieronder geschetst (de administratieve vertraging is in het diagram aangeduid als A):
    
    De afgelopen A dagen heten de administratieve vertraging. Daaraan voorafgaand zijn 14 dagen (twee weken) waarop geselecteerd wordt voor het uitnodigen. Een patiënt die het AC bezoekt in die 14 dagen, en ten opzichte van dat bezoek geen toekomstige afspraak heeft op het AC (in de vorm van een richtafspraak, afspraak, of bezoek dat in de administratieve vertraging valt), komt in principe in aanmerking voor een CQI uitnodiging. In het voorbeeld is (in het oranje) A=7 dagen vertraging en is het vandaag 18 november. De 7 dagen vertraging is inclusief vandaag, dus de vertraging-periode is vanaf de 12e. De 14 dagen ervoor, van 28 oktober tot 11 november, zijn de periode waarbinnen de patiënt een bezoek moet hebben gebracht an het AC.
  • codes_verbruiken moet ingesteld worden afhankelijk van de afspraak met KIWA over het gebruik van unieke codes, of codes per doelgroep.
• Nadat je de module in gebruik hebt genomen, moet je enkele tabellen expliciet initialiseren. Draai het migratie-script voor v2.008 met de stappen init-voorkeur en init-voorkeur-item. Doe dit ook als het migratie script al een keer eerder is gedraaid voordat CQI aanstond.

  Python25\python.exe script.py migratie v2_008 --init-voorkeur --init-voorkeur-item
  

Sjablonen

Er zijn twee voorbeeld-sjablonen meegeleverd met OpenAC, in de map kern/d080_cqi. Om deze sjablonen te bewerken, maak een kopie in de eigen adaptatie sjablonen-map. De extensie van beide bestanden is .cqi, maar het zijn gewone Word-bestanden.

De extensie van de sjablonen moet .cqi zijn, anders worden de CQI-specifieke velden niet ingevuld bij het samenvoegen (zie hieronder). Let hier op na het bewerken van de bestanden en bij het selecteren van het sjabloon bij de doelgroepen (zie ook hieronder).

Het sjabloon uitnodiging.cqi is het sjabloon voor e-mail uitnodigingen. Dit sjabloon wordt door Word omgezet in HTML. Hierdoor verdwijnen afbeeldingen, logo's enz.; die worden niet meegestuurd door OpenAC. Hierdoor is het aan te bevelen om weinig opmaak aan het sjabloon toe te voegen. Het sjabloon uitnodigingbrief.cqi daarentegen wordt gebruikt voor brieven (die afgedrukt worden) en kan wel layout, logo's enz. bevatten.

Als het sjabloon gekopieerd is naar de adaptatie sjablonen-map, dan moet de code-tabel voor sjablonen worden aangepast om de veranderde filenaam aan te geven. Ga naar het codetabel scherm, kies tabel sjablonen (in het blok van d010_systeem). Zoek sjabloon CQI-Uitnodiging bij de sjablonen voor de patienten-tabel.

Pas de filenaam aan, bijvoorbeeld door op bladeren te klikken en het aangepaste sjabloon te zoeken in de adaptatie sjablonen-map.

Het is ook mogelijk om meerdere sjabloon-bestanden op te nemen, een voor elke doelgroep (zie hieronder). Om dat te doen, maak meerdere kopieen van het sjabloon en pas ze aan. Maak meerdere sjabloon-entries in de sjablonen codetabel aan, een voor elk bestand -- bijvoorbeeld een sjabloon CQI-UitnodigingVolw voor de uitnodigingen per e-mail aan volwassenen.

Samenvoegvelden

De volgende samenvoegvelden zijn beschikbaar voor CQI sjablonen. Ze verschijnen niet in het overzicht samenvoegvelden omdat het opvragen van een KIWA-code (om in te voegen) de code verbruikt.

• cqi_url De URL waar de gebruiker naartoe moet om de enquete in te vullen (of een landingspagina om ze nog te informeren en door te sturen)
• cqi_doelgroep De code van de doelgroep (bv. volwassene of kinderteam, geheel afhankelijk van de inrichting van doelgroepen bij het AC)
• cqi_gebruiker De login-naam voor de patient (kan een vaste login zijn, of per patient verschillend)
• cqi_code De login-code voor de patient (kan een vaste code zijn, of per patient verschillend)

Doelgroepen

Afhankelijk van de afspraken van het AC met KIWA worden de CQI enquetes afgenomen per doelgroep. Een doelgroep is een patienten-populatie -- zoals kinderen, of volwassenen, of patienten van de locatie Simpelveld, of CI patienten. Er is in ieder geval afgesproken welke doelgroepen er zijn, en KIWA levert codes aan per doelgroep.

Elke doelgroep heeft een (korte) naam. Dat is de doelgroep code. Die is afgesproken met KIWA, bijvoorbeeld taal/spraak of Eindhoven. Als je er een langere omschrijving bij kunt verzinnen, is die ook zichtbaar voor OpenAC gebruikers.

De default-installatie van OpenAC heeft een doelgroep default. Als het AC andere doelgroepen gebruikt, kan in-gebruik van deze doelgroep op "nee" worden gezet, zodat de doelgroep niet te kiezen is in het dossier.

Elke doelgroep heeft een e-mail en een brief-sjabloon. Kies voor elke doelgroep een e-mail en een briefsjabloon. Een sjabloon kan je ook bij meerdere doelgroepen gebruiken -- bijvoorbeeld eenzelfde email voor elke doelgroep, maar verschillende brieven. Zie hierboven bij sjablonen voor informatie over het inrichten van de sjablonen zelf (dit moet je zelfs eerst doen voordat je de sjablonen kunt kiezen bij doelgroepen).

Een doelgroep kan een vaste login en code hebben (dat is dan iets dat aan alle patienten in de doelgroep wordt verspreid, dus het wordt niet versleuteld opgeslagen). Als er geen vaste combinatie is, dan worden login en code uit de ingelezen KIWA-codes gehaald.

Een doelgroep kan ook een URL definieren; deze URL wordt opgenomen in de uitnodiging en de patient kan erop klikken (of overtikken, als het om een brief gaat). Als een doelgroep geen URL gedefinieerd heeft, dan wordt de URL van de module-parameters gebruikt, of een default-URL. Hiermee kan het AC verschillende doelgroepen naar verschillende "landingspagina's" sturen voorafgaand aan het invullen van de CQI enquete.

Doelgroepen waarbij in-gebruik op nee staat, worden niet uitgenodigd, en de doelgroep wordt niet vertoond in de lijst van mogelijke doelgroepen, maar het is wel mogelijk om patiënten automatisch in dergelijke doelgroepen te plaatsen. Dit kan nuttig zijn om (bijvoorbeeld) patiënten van een specifieke agendalocaite allemaal uit te sluiten (want het is de KNO-poli), of om de doelgroep default of onbekend uit te sluiten omdat die worden toegekend aan patiënten met onvolledige gegevens.

Automatische Doelgroepen

Er zijn verschillende instellingen mogelijk voor de doelgroepen-selectie. Geef een van onderstaande strings door om de bijbehorende automatische selectie te kiezen.

• geen Er is geen automatische selectie. Het veld moet handmatig worden ingevuld (en levert anders een rode signalering op).
• default Er worden geen doelgroepen gebruikt (dwz. er is er maar eentje, genaamd default). Het veld wordt automatisch ingevuld.
• agenda De doelgroep wordt bepaald aan de hand van de agendalocatie die is gekozen in het meest recente bezoek van de patiënt. Hier worden de codes van de agendalocaties gebruikt, in tegenstelling tot de automatische doelgroep locatie hieronder (die bovendien een ander begrip "locatie" hanteert).
• geslacht De doelgroep wordt bepaald aan de hand van het geslacht (M, V of O) dat is geregistreerd bij de patiënt.
• leeftijd De doelgroep wordt bepaald aan de hand van de leeftijd van de patiënt op het moment dat de uitnodiging verstuurd wordt. De codes van de leeftijdcategorieen in OpenAC worden gebruikt. Standaard is dat kind tot 16 jaar, en volwassene vanaf 16 jaar.
• team De doelgroep wordt bepaald aan de hand van de code voor het geselecteerde team in de behandeling. AC Alkmaar heeft bijvoorbeeld teams T, K en V.
• locatie De doelgroep wordt bepaald aan de hand van de locatie (niet de agendalocatie) van het meest recente bezoek van de patiënt. Dit is de naam van de locatie van de behandeling waar dat bezoek bij hoort. De locatie-namen zijn terug te vinden in de adaptatie-init, in de variabele locatienamen. Bij deze selectie kan er ook een doelgroep onbekend optreden -- dat is als een nieuw zorgtraject met bezoek is ingevoerd. Gebruik dan de doelgroepmapping (module-parameter) om dit te herschrijven naar een andere doelgroep. Het is aan te bevelen om onbekend te herleiden naar default en de doelgroep default buiten gebruik te stellen. Zodra een dossier wordt opgeslagen is de locatie bekend en wordt de doelgroep herberekend.
• nummerserie De doelgroep wordt bepaald aan de hand van het eerste teken van het patiëntnummer (na de centrumprefix, dus van AUR-3124 is dat 3 en van ACHN-AO1000 is dat A).
• nummerserie2 De doelgroep wordt bepaald aan de hand van de eerste twee tekens van het patiëntnummer (na de centrumprefix, dus van AUR-3124 is dat 31 en van ACHN-AO1000 is dat AO). Gezien het aantal mogelijke combinaties is dit alleen bruikbaar als er maar weinig werkelijk-gebruikte combinaties zijn.

Omdat de codes die uit een van de automatische doelgroepen-selecties komen misschien niet overeenkomen met de namen van doelgroepen die zijn afgesproken met KIWA Carity b.v., is er een module-parameter doelgroepmapping. Dit is een dictionary met als keys de codes die uit de doelgroepen-selectie komen en values de bijbehorende doelgroepen-codes. Dit kan gebruikt worden om, bijvoorbeeld, de teams een naam te geven. Een bruikbare configuratie voor AC Alkmaar ziet er zo uit:

[kern.d080_cqi]
doelgroepselectie = "team"
doelgroepmapping = {
        "T": "taal/spraak", 
        "K": "kind gehoor", 
        "V": "volwassenen gehoor" }

Bij het gebruik van automatische doelgroepen-selectie en een doelgroep-mapping is het essentieel dat de namen van doelgroepen (in de codetabel), de namen van doelgroepen die zijn afgesproken met KIWA Carity b.v. en de namen van doelgroepen die uit de selectie-en-mapping komen, alle drie overeenkomen. In het voorbeeld met AC Alkmaar moet er dus een doelgroep zijn ingevoerd met doelgroep-code volwassenen gehoor en moet precies die naam met KIWA Carity b.v. zijn afgesproken als doelgroep-naam.

Het is mogelijk om de automatische doelgroepselectie te combineren tot een meervoudige doelgroepselectie. Dit kan gebruikt worden als je bijvoorbeeld doelgroepen wilt onderscheiden op kind/volwassen en op behandeling-team. Bedenk dat je dan een combinatorische explosie krijgt van doelgroepen (voor Alkmaar 2 leeftijdsdoelgroepen keer 3 teams, is 6 doelgroepen).

Om dit te gebruiken, geef een komma-gescheiden lijst van doelgroepselecties mee als parameter. De doelgroepen worden als tupel teruggegeven, dus het is dan essentieel om met een doelgroepmapping de combinaties terug te vertalen naar een enkele doelgroepnaam. De volgorde van de doelgroepselecties is hierbij wel van belang (dwz. dat "leeftijd,team" iets anders is dan "team,leeftijd"). Het voorbeeld hieronder laat maar drie van de zes combinaties zien die in de doelgroepmapping dan nodig zijn.

[kern.d080_cqi]
doelgroepselectie = "team,leeftijd"
doelgroepmapping = {
        ("T", "kind") : "kind/taal",
        ("T", "volwassene") : "volwassene/taal",
...
        ("V", "volwassene") : "volwassene/gehoor"
    }

Voorkeuren

De CQI module maakt gebruik van patient-voorkeuren om te registreren of de patient mee wil doen of niet. Dit wordt geregistreerd in het voorkeur-blok, dat in de linker kolom van OpenAC te vinden is onder de adressen van de patient.

In ingeklapte toestand laat het blok zien welke voorkeuren de patient positief heeft uitgesproken (dat wil zeggen, waarvoor "ja" de voorkeur heeft). Daar waar de patient expliciet "ja" heeft gezegd, staat de voorkeur op de regel Expliciet. Hiervoor is toestemming gegeven. Als de patient niet expliciet "ja" heeft gezegd, maar de voorkeur heeft een "opt-out" karakter, dan staat de voorkeur op de regel Impliciet. Hier is geen toestemming gegeven, maar ook niet geweigerd. Indien de patient nee heeft gezegd of de voorkeur heeft een "opt-in" karakter, dan is de voorkeur niet zichtbaar in het ingeklapte blok.

Expliciet toestemming gegeven (op 21 oktober 2014 voor het laatst nagevraagd).

Impliciete toestemming omdat het een opt-out voorkeur is (en nooit naar andere voorkeuren gevraagd).

Als er helemaal geen voorkeuren expliciet (of impliciet) als toestemming zijn uitgesproken, dan staat er (niks aangegeven). Een patient die op alles "nee" zegt heeft dus zowel bij Expliciet: als bij Impliciet: geen voorkeur-codes staan.

In uitgeklapte toestand is bij elke voorkeur ja of nee aan te vinken als de patient een voorkeur uitspreekt. De datum waarop dat aangevinkt wordt, wordt ook opgeslagen.

De voorkeuren worden beheerd in de codetabel Voorkeurcode in het codetabel-scherm onder module kern.d060_voorkeuren. Voor CQI is er een voorkeur van belang, genaamd CQI.

Van belang bij voorkeuren is de default-waarde. Dit is de waarde die wordt aangenomen als er niks is ingevuld -- dus als de patient nog geen voorkeur heeft uitgesproken. In de database wordt een voorkeur die nog niet is uitgesproken, opgeslagen als lege keus, zodat die te onderscheiden is van een uitgesproken "ja" of "nee".

• Als bij default de waarde "ja" wordt ingevuld, dan wordt een niet-uitgesproken keus opgevat als "ja". De voorkeur is dan "opt-out" geworden, want de patient moet expliciet "nee" zeggen om er vanaf te komen.
• Als bij de default de waarde "nee" wordt ingevuld, dan wordt een niet-uitgesproken keus opgevat als "nee". De voorkeur is dan "opt-in", omdat de patient expliciet "ja" moet zeggen om mee te doen.

Volgens KIWA Carity b.v. is deelname aan CQI een opt-out voorkeur. De patient kan expliciet weigeren om mee te doen, en wordt anders gewoon gevraagd om mee te doen.

Codes

Er zijn twee mogelijkheden voor het ge- en verbruik van de codes voor het inloggen op de CQI enquete-site. Deze mogelijkheid is van tevoren afgesproken met KIWA Carity b.v.

• Elke patiënt krijgt een unieke code voor het inloggen
• Patiënten krijgen een generieke code die meermaals gebruikt wordt (bijvoorbeeld door alle patienten van het AC).

Unieke codes Bij het gebruik van unieke codes worden er codes toegezonden door KIWA Carity en ingelezen door OpenAC (zie hieronder). Deze codes worden verbruikt op het moment dat een brief of email verstuurd wordt; de codes staan dan in dat document.

Generieke codes Als een AC ervoor kiest om codes generiek te maken, dan krijgen meerdere patiënten dezelfde code mee; dit wordt aan de kant van KIWA Carity b.v. vervolgens gerapporteerd als individueel-ingevulde vragenlijsten. Er zijn twee manieren om dit in te richten:

• In de codetabel CQI doelgroepen, vul de login en code in in de bijbehorende velden. Deze waarden worden meegegeven aan patiënten die in de bijbehorende doelgroep zitten. Of,
• Zet de module parameter codes_verbruiken op False, laat de velden login en code in de codetabel leeg, en lees (eenmalig) een sheet in met een code per doelgroep. Als de codes_verbruiken parameter uitstaat, dan wordt de code niet verbruikt en krijgt de patient elke keer dezelfde code uit de database.

Het is aan de beheerder om te kiezen welk van deze twee aanpakken met generieke codes makkelijker is voor het individuele AC.

Gebruik

Als de module is ingericht, dan moeten er met enige regelmaat beheers-acties worden ondernomen om de module werkend te houden. Voornaamste is hierbij het inlezen van nieuwe code-bestanden.

Nieuwe Codes

De patient gebruikt (afhankelijk van de preciese instellingen bij doelgroepen) login-namen en -codes die door KIWA Carity b.v. worden uitgedeeld. Een AC kan ook afspreken om vaste login-namen en -codes te gebruiken, per doelgroep.

• Vaste code per doelgroep Vul in de codetabel voor doelgroepen de login-naam en login-code voor deze doelgroep. Het is niet nodig om codes in te lezen van KIWA Carity b.v.
• Unieke code per patient Vul in de codetabel voor doelgroepen geen naam of code in. Lees sheets met aangeleverde codes in in OpenAC zoals hieronder beschreven.

Deze unieke codes (login-namen en login-codes) worden als Excel worksheet aangeleverd in een formaat dat OpenAC in kan lezen.

Gebruik het menu Beheer -> Importeren uit -> KIWA CQI Codebestand. Kies dan het aangeleverde codebestand om het in te leveren. Er is een voorbeeld codebestand opgenomen in OpenAC voor test-doeleinden. Dat bestand staat in de OpenAC installatiemap onder kern/d080_cqi/test-codeaanlevering.xls.

Indien het AC een vaste gebruiker en code heeft ingesteld bij een doelgroep, wordt voor die doelgroep geen code verbruikt.

Rapportages

Rapportage over het verbruik van de CQI codes en de hoeveelheid uitnodigingen zijn voor OpenAC v2.010 gepland. In v2.008 is er nog niks van beschikbaar. De resultaten van de CQI enquete zelf -- geaggregeerde scores over de tevredenheid van patienten met de dienstverlening door het AC -- komen niet in OpenAC maar worden door KIWA Carity b.v., de FENAC of de NVVS aan de ACs beschikbaar gesteld.

Database Opschonen

Er zijn drie soorten records die in de database terecht komen tijdens het gebruik van de CQI module:

• Voorkeur records (tabel voorkeur_data)
• Voorkeur items (tabel voorkeur_item_data)
• CQI codes (tabel cqi_kiwacode_data)

Voorkeuren kunnen worden opgeruimd zoals elk ander soort "wees" record; daarna kunnen voorkeur-items opgeruimd worden. We verwachten hier geen grote aantallen, omdat zulke records alleen ontstaan als dossiers worden verwijderd of als een voorkeur-code buiten gebruik gesteld wordt.

Als onderdeel van het migratiescript voor OpenAC versie v2.010 zijn er migratiestappen voorkeur-weesjes, voorkeur-merge en keuze-merge die (resp.) wees-records verwijderen, onterechte dubbele voorkeur-records samenvoegen, en onterechte dubbele keuze-records samenvoegen.

De CQI codes die gebruikt zijn blijven opgeslagen in de database. Deze zijn nodig voor de rapportages (zie boven). Na een aantal jaar is wel te overwegen om de oud(st)e gebruikte codes te verwijderen.