Wachttijd (monitor en rapport)

module r080_capaciteit

Er zijn twee rapportages die onder het kopje Wachttijd vallen. De eerste is de wachttijd (monitor) die een voorspelling doet van de te-verwachten wachttijd per activiteit wanneer een patient zich vandaag aandient. De tweede is de wachttijd (rapportage), die de werkelijke wachttijd achteraf berekent.

Monitor

Deze rapportage geeft op basis van het rooster en de geplande activiteiten (waarmee het de beschikbare roostercapaciteit al is gevuld) een inschatting van de wachttijden.

Hiertoe dienen eerst de capaciteitgroepen te worden gevuld. Zie de het hoofdstuk Capaciteitgroep in de beheershandleiding voor details.

Voor elk van de gedefinieerde capaciteitgroepen berekent deze rapportage voor een opgegeven aantal N weken:

• De roostercapaciteit: hoeveel tijd staat er voor deze groep elke week in het rooster
• De agendacapaciteit: hoeveel geroosterde tijd is nog niet ingevuld met afspraken
• De plancapaciteit: als alle afspraken in de richtafsprakenlijst zo snel mogelijk worden ingepland, hoeveel tijd is er dan nog over
• De wachtlijst: hoeveel weken moet je vooruit gaan voordat er twee weken achter elkaar zijn waarop er meer plancapaciteit over is dan een per groep te definiëren minimum aantal minuten.

In 9-2009 is de capaciteitsmonitor weer een stuk verbeterd, om uiteindelijk te kunnen komen tot een systeem dat landelijk voor iedereen goed werkt.

Overwegingen voor de toekomst:

• Inmiddels doet de rapportage wachttijd (rapport) zijn best om input te leveren, zodat de correctiefactoren van de rapportage wachttijd (monitor) goed kunnen worden ingevuld.
• Wat nog niet automatisch wordt voorberekend, is de inschatting hoeveel van het rooster uiteindelijk wordt gevuld door afspraken die niet gaan via de wachtlijst, dus: richtdatum aanmaken, en nog dezelfde dag definitief maken. Deze moeten niet drukken op de wachtlijstberekening.
• Als deze meting van de dekking tussen rooster en agenda echt goed is, en de inschatting van het aantal afspraken buiten de werklijst, dan kan de wachtlijstberekening helemaal volautomatisch worden.
• Op dat moment kunnen er parameters vervallen. Dat zou wel wenselijk zijn, want bijvoorbeeld de parameter vervolgafspraken wordt vanaf 4 weken meegenomen. Dat is vrij arbitrair, maar het laatste dat we willen doen is het systeem nog verder parametriseren, het zijn juist de parameters die de brede acceptatie van het systeem door veel AC's in de weg staan.
• Een ander punt dat eigenlijk moet worden verbeterd, is dat een combinatie-spreekuur (LOPO) verkeerd wordt ingepland. Als hier normaal 2 medewerkers 30 uur rooster voor hebben en 1 gaat op vakantie, dan is de capaciteit geen 15 uur, maar 0 uur (immers, ze moeten het samen doen en als er eentje weg is kan het helemaal niet meer). De enige manier om dit echt op te lossen is daadwerkelijk de afspraken uit de wachtlijst stuk voor stuk automatisch te gaan inplannen (een detailsimulatie dus). Een halve oplossing zou kunnen zijn om te kijken naar de plangroepen die nodig zijn voor het spreekuur. Ga je echt naar plangroepen kijken, dan kan het zijn dat omwille van de helderheid het model van capaciteitsgroepen geheel moet komen te vervallen en je wachtlijstindicaties per spreekuur kunt gaan geven. De clustering van spreekuren is dan impliciet; je zult dan zien dat vergelijkbare spreekuren dezelfde wachtlijstlengte krijgen.

Rapport

module r050_capaciteit

Deze rapportage geeft inzicht in het aantal dagen dat verstrijkt:

• Tussen verwijzing en invullen van een richtafspraak
• Tussen verwijzing en eerste annulering of verplaatsing op initiatief van de patiënt
• Tussen verwijzing en eerste bezoek
• Tussen verwijzing en eerste bezoek of annulering
• Tussen richtafspraak en annulering
• Tussen richtafspraak en eerste bezoek
• Tussen richtafspraak en eerste bezoek of annulering

Omdat er in dit proces altijd uitschieters zijn, worden er behalve de gemiddelde doorlooptijd ook percentielen afgebeeld, als volgt: achtereenvolgens wordt het maximum weergegeven over de kortste 5%, 20%, 50%, 80% en 95%. Stel er wordt voor 1000 patiënten een wachttijd in dagen berekend. Dan wordt voor de berekening van de percentielen de lijst met 1000 wachttijden gesorteerd op duur, de kortste wachttijd eerst en de langste wachttijd laatst. Het 5e percentiel bestaat dan uit de 50 kortste wachttijden. Van deze 50 kortste wachttijden wordt de maximum wachttijd in dagen bepaald, en afgebeeld in de kolom 5%. Het 20e percentiel bestaat uit de 200 kortste wachttijden etc. Tenslotte wordt de maximum wachttijd voor de volledige periode afgebeeld.

De ingevulde begin/eindtijd hebben betrekking op de bezoeken en annuleringen en zijn geen filter op de verwijzing. Met andere woorden, dit overzicht vertelt iets over de wachttijd van patiënten die in de opgegeven periode voor het eerst zijn geweest of hebben afgezegd.

OpenAC3 Stuurinformatie

Het stuurinformatie rapport bestaat uit volgende onderdelen:

• Verwijzers: Aandeel van respectievelijk huisarts, KNO arts, consultatiebureauarts/ jeugdarts/ kinderarts en overige verwijzers in het totaal aantal verwijzers.
• Toegangtijd: % cliënten waarbij de toegangstijd korter is dan de norm. De toegangstijd is de tijd tussen de datum van ontvangst van de initiële verwijzing van het zorgtraject en de datum van het eerste bezoek.
• Multidisciplinariteit: Het aantal en type domeinen dat wordt ingezet tijdens een zorgtraject. Van alle verrichtingen die zijn uitgevoerd in het zorgtraject worden de domeinen bepaald. Voor AC's met lokale verrichtingen, worden de domeinen van de achterliggende FENAC-verrichtingen gebruikt. Het gaat om de volgende domeinen: A: audiologie, M: maatschappelijk werk, P: psychologie, S: spraak-taal.
• MACAC: Populatieverdeling kinderen met een taalontwikkelingsstoornis.
• Productie en omzetverhoudingen: Procentuele verdeling van de omzet en productie over de AP’s in de periode.