Sjablonen en samenvoegen

Het maken van etiketten, brieven in OpenAC en de koppeling met audiometrie-apparatuur gebeurt via zgn bestandskoppelingen.

Elk bestand in OpenAC wordt ergens gekoppeld, dwz. is zichtbaar op een punt in het dossier van een patiënt, relatie of medewerker. Er zijn twee kanalen waarlangs een bestand in OpenAC terechtkomt:

• Handmatig toevoegen: op diverse plekken in dossiers, relatiescherm of medewerkerscherm zitten menu's waarmee je een sjabloon kunt uitkiezen. Er wordt dan automatisch een brief gegenereerd. Veelal krijgt u voor het genereren van de brief nog een aantal vragen, zoals de printerkeuze, eventuele vragen over ondertekening etc.
• Automatisch toevoegen: vanaf OpenAC v1.210 bestaat er in OpenAC de 'spoolfunctie'. Er zijn bestandslocaties waar bestanden kunnen worden neergezet die zijn ingescand of afgedrukt op PDF. Aan de hand van de bestandsnaam routeert OpenAC de bestanden automatisch naar de juiste locatie.

Bestanden die handmatig worden aangemaakt, worden gemaakt op basis van een sjabloon, bijvoorbeeld een Word-sjabloon (DOT, DOTX) of een Excel-sjabloon (XLT, XLTX). Bijzondere sjabloonkeuzes zijn Bijlage (een willekeurig document in OpenAC hangen) en de keuzes voor audiometrie-apparatuur (Eldege, DECOS, AC440).

Onderwerpen

Moet u nog helemaal beginnen met sjablonen, dan verdient het aanbeveling eerst eens te kijken hoe andere AC's de sjablonen hebben ingericht. Het bureau kan hierbij natuurlijk ook adviseren.

Er is specifieke losse documentatie over de volgende onderwerpen:

• het aanmaken van sjablonen,
• filteren van sjablonen, (bepalen wanneer een sjabloon in het listje correspondentie voorkomt),
• meerbladige sjablonen, (dezelfde brief aan meerdere adressen sturen), en
• de ondertekening van brieven.

Werking sjablonen

De OpenAC-sjablonen werken met bookmarks (bladwijzers) en merge-fields (samenvoegvelden). Welk van de twee gebruikt wordt hangt af van het soort sjabloon. De merge-fields worden alleen toegepast in zogenaamde "meervoudige" sjablonen, zoals facturen of brieven die aan diverse betrokkenen moeten worden geadresseerd. Veruit de meeste sjablonen worden dan ook gemaakt met bookmarks.

Type sjablonen

Het meest voorkomende sjabloontype is 'enkelvoudig'. Hier is geen sprake van informatie die moet worden herhaald. Het onderscheid meerbladig/meerregelig speelt alleen een rol bij de koppeling naar Microsoft Word, en alleen bij sjablonen waarbij informatie moet worden herhaald. Deze functionaliteit is ontworpen om verzamelnota's te kunnen maken, maar zou ook bij brieven kunnen worden gebruikt.

• Stel, je maakt een brief met daarop bookmarks voor de patientgegevens (adresregel1 t/m adresregel4) en dan binnen een tabel nog een keer dezelfde variabelen (adresregel1 t/m adresregel4).
• Bij 'meerbladig' krijg je voor elke betrokkene een aparte pagina met daarop het adres van de patient, en het adres de betrokkene.
• Bij 'meerregelig' krijg je dan 1 pagina met daarop het adres van de patient, en dan onder elkaar in de tabel de adressen van alle betrokkenen (huisarts, verwijzer, verzekeraar). Dit werkt alleen als de merge-velden in een tabel zijn opgenomen, zodat de word-koppeling weet welk gedeelte moet worden herhaald.

Bookmarks

In Word, kies Invoegen -> Bladwijzer. Dan volgt een dialoog om de naam van de bookmark in te voeren of om een bestaande bookmark te kiezen. We raden aan om eerst een tekst te schrijven in het document, zoals BELEID op de plek waar de merge-variabele beleid terecht gaat komen. Selecteer de tekst. Kies Invoegen -> Bladwijzer, vul een naam (zoals beleid) en klik dan op Toevoegen.

Bookmarks opmaken

De beste manier om (in Word) bookmarks op te maken, is om een tekst te schijven (we raden aan om de naam van de variabele uit te schrijven), daar een bookmark van te maken, en dan de hele bookmark te selecteren en daar opmaak op toe te passen.

Dubbele bookmarks

Word staat niet toe dat dezelfde bookmark twee keer in een document voorkomt. Wanneer een variabele twee keer of vaker op een vel moet worden afgedrukt (bijvoorbeeld 2x het adres van de patient op een etikettenvel), dan is het toegestaan "_" (underscore) achter de naam van de bookmark te zetten. Er mogen meerdere underscores staan, zodat er bookmarks beleid, beleid_, beleid__, enz. ontstaan. OpenAC vult voor al die bookmarks de waarde van de merge-variabele beleid in.

Lijst van variabelen

De beschikbare variabelen hangen af van de modules in OpenAC. In elk blok waar correspondentie gevoerd kan worden (bijvoorbeeld het blok patiëntgegevens, of het blok voor een afspraak, maar ook in de schermen voor medewerkers en relaties) heeft de drop-down om een sjabloon te selecteren, onderaan een speciale keuze <overzicht samenvoegvelden>. Door dit te kiezen wordt er geen correspondentie gemaakt, maar komt OpenAC met een pop-up met de waarden van alle samenvoegvelden voor dat blok.

De lijst met beschikbare samenvoegvelden is alfabetisch gesorteerd op naam van het veld. De veldnamen worden met een hoofdletter weergegeven, maar moeten in sjablonen met kleine letters worden gebruikt.

Elk blok kan zijn eigen samenvoegveld hebben. In principe cumuleren ze: een afspraak heeft ook de samenvoegvelden van het bijbehorende zorgtraject; een zorgtraject heeft ook de samenvoegvelden van de patient.

Hier volgt een overzicht van bijzondere variabelen.

Dit overzicht van variabelen geldt vanaf OpenAC v2.010

Contactgegevens van het AC

• locatie Dit is de naam van de gekozen (invoer)locatie in het startscherm. Het is niet afhankelijk van de patiënt.
• locatie_* De velden uit de codetabel locatie worden overgenomen als samenvoegvelden. Alle niet-lege velden zijn beschikbaar, op basis van de geselecteerde (invoer)locatie in het startscherm.

Patiënt Blok

Contactgegevens van de patiënt:

• patient_telefoon Het contact-telefoonnummer voor de patiënt. Dit is het mobiele nummer, of (als die niet is ingevoerd) het thuis nummer, of (als die beide niet zijn ingevoerd) het eerste andere telefoonnummer van de patient.
• patient_telefoon_mobiel Dit is het (eerste) mobiele telefoonnummer van de patiënt. Dit is leeg als de patiënt geen mobiel nummer heeft.
• patient_telefoon_thuis Dit is het (eerste) telefoonnummer met bereik thuis. Dit is leeg als de patiënt geen thuis nummer heeft.
• patient_extra_telefoon Dit zijn alle telefoonnummers die de patiënt heeft die niet gelijk zijn aan patient_telefoon. Dit kan leeg zijn, maar kan ook mobiele nummers en vaste nummers bevatten door elkaar heen.
• patient_extra_nummers Dit zijn alle contact-nummers en -adressen die de patiënt heeft opgegeven die niet gelijk zijn aan patient_telefoon. Dit kan leeg zijn, maar kan ook telefoonnummers en email-adressen en faxnummers door elkaar bevatten.
• patient_alle_nummers Dit zijn alle contact-nummers en -adressen van de patiënt, inclusief patient_telefoon.
• patient_email Dit is het email-adres van de patiënt. Als er meerdere email-adressen zijn opgegeven, hebben de bereiken algemeen, thuis en werk de voorkeur. Er wordt maar een email-adres opgenomen.

Afspraak Blok

Voor richtafspraken, afspraken, en bezoeken, zijn ook de volgende contactgegevens van het AC beschikbaar:

• agendalocatie De code (niet de naam) van de geselecteerde agendalocatie van het bezoek (of de afspraak of richtafspraak). Deze waarde staat dus los van de (invoer)locatie die is geselecteerd in het startscherm.
• agendalocatie_* De velden uit de codetabel locatie worden overgenomen als samenvoegvelden. Alle niet-lege velden zijn beschikbaar, op basis van de agendalocatie die is geselecteerd in het bezoek.

Decursus Blok

De decursus-velden zijn beschikbaar voor correspondentie die aan het decursus-blok hangt. Voor elk veld van de decursus (bijvoorbeeld beleid) zijn er twee variabelen beschikbaar. Een heet beleid (hetzelfde als de veldnaam) en de ander heet cursusentry_beleid (met cursusentry_ ervoor). De niet-versierde namen bevatten de ruwe veldinhoud. Voor meerregelige velden komen daar puntkomma's te staan in plaats van regelovergangen. De velden cursusentry_* bevatten gewoon regeleinden en geen puntkomma's. In correspondentie is het aan te raden om de cursusentry_* vorm te gebruiken.

Gebruik van promptvelden

Geef in OpenAC bij het sjabloon de promptvelden op in uitsluitend kleine letters en uitsluitend gescheiden door een komma. Vervolgens zijn deze in het feitelijk sjabloon op dezelfde wijze toe te voegen en gebruiken als de andere bookmarks.

Rol van Sjablonen in de Database

Bestanden worden opgeslagen -- meestal op disk, maar niet altijd. Er komt ook een record in de database dat het bestand bestaat, en het bestand wordt gekoppeld aan een of meer tabellen zodat het bestand zichtbaar is als blauwe link in een dossier.

Aan een of andere tabel (geel) -- bijvoorbeeld aan de patient, maar zou ook aan een behandeldag kunnen -- hangt een bestand (oranje). In de database gaat dat via een koppel-tabel. In elk record zit een verwijzing naar het record waar iets aan hangt; het bestand hangt aan die koppeltabel via de bestandsnaam (gele pijl). Enigzins bijzonder is dat de bestandsnaam ook naar een plek op disk (grijze pijl) kan verwijzen, waar je het bestand fysiek aantreft.

Een bestand hangt ook aan een sjabloon (groen). Dat doet het bestand met een verwijzing naar de sjabloon-key (groene pijl).

Het sjabloon (in het bestands-record) wordt onder andere gebruikt om te bepalen hoe je een bestand moet openen. Er is een beetje code die op extensie werkt, maar veel hangt af van de handler van een gegeven sjabloon. Zo zijn er voor Easidata bestanden, handlers voor alle soorten Easidata metingen bestanden. Die zijn nodig, omdat die bestanden niet fysiek op de disk staan, maar ergens in Easidata opgeslagen. De Easidata handler weet hoe je voor een bepaald bestand de gegevens uit Easidata tevoorschijn haalt.

Voor bestanden met een fysiek bestaan -- zoals alle gewone brieven en spreadsheets -- is de handler niet zo erg van belang omdat het besturingssysteem ook wel weet hoe je zo'n bestand kunt openen. Voor andere soorten "bestanden" kan de handler essentieel zijn.

Het is mogelijk om sjablonen te verwijderen. OpenAC vraagt dan of het sjabloon vervangen of verwijderd moet worden in die records waar het gebruikt word (alle bestanden die met dat sjabloon gemaakt zijn). Doorgaans is verwijderen de juiste keus, zeker als het om gewone documenten gaat -- die blijven leesbaar omdat het bestand fysiek nog bestaat.