ShowPath?

Rapportages in OpenAC

Hier worden de diverse rapportages beschreven zoals deze in OpenAC kunnen worden opgemaakt. Onze inzet is in deze handleiding, tenzij anders aangegeven, steeds de laatste beschikbare versie van OpenAC te beschrijven. Wanneer u één van de vermelde rapportages niet in uw versie van OpenAC kunt vinden, kan dat betekenen dat de betreffende module niet is geactiveerd. Neemt u in dat geval contact op met uw technische aanspreekpunt voor OpenAC.

Er wordt wel aan rapportages gerefereerd als "rapportage E" waarbij E de letter is die in OpenAC staat op de knop van de betreffende rapportage. Denk er hierbij aan dat ieder AC weer een andere selectie rapportages heeft en ergens anders onder de letter E dus een hele andere rapportage kan zitten. Vermeld bij vragen dus geen nummer of cijfer maar geef een duidelijke omschrijving.

De volgorde van de rapportages in OpenAC is in principe gelijk aan de volgorde in deze handleiding, en volgt de benaming van de OpenAC-modules waarin de rapportages worden gedefinieerd. Deze worden alfabetisch-lexicografisch geordend.

DIS-bestand

module r050_dis

De DIS-levering staat geschaard onder de rapportages in OpenAC, maar is feitelijk een exportfunctie.

De DIS vereist voor elke maand een niet-lege levering. OpenAC zorgt ervoor dat voor elke maand een levering kan geschieden, door steeds alle AP-trajecten in de levering op te nemen die uiterlijk in de gevraagde maand factureerbaar zijn geworden, die daadwerkelijk zijn gefactureerd en nog niet eerder aan de DIS zijn geleverd met de gefactureerde zorgzwaarte.

Wanneer het AC een tijd achterloopt met de DIS-leveringen, zal voor elke gemiste maand dus een bestand uit OpenAC moeten worden gehaald en deze moeten vervolgens aan de DIS worden aangeboden. Houd er daarbij rekening mee dat alle bestanden wel snel uit OpenAC komen, maar dat de DIS steeds voor één bestand een ontvangstbevestiging stuurt, waarna het volgende bestand pas kan worden geleverd.

Als invoer vraagt de knop DIS-levering om:

• Soort DIS-levering. De soort levering is TEST of PROD. Voordat je een productielevering doet, kun je steeds voor de eerstvolgende periode een testlevering doen. Het doen van een testlevering kan zo vaak als je wenst. Een geslaagde productielevering gebeurt maar één keer; de geleverde AP-trajecten worden gemarkeerd als verstuurd, en de levering is daarom niet eenvoudig terug te draaien.
• Volgende DIS-periode. Dit is de volgende te leveren periode. Deze waarde hoeft in principe nooit te worden veranderd, de waarde wordt vanzelf opgehoogd. Normaliter begint de levering bij periode 2007-01 of 2007-02, afhankelijk van of er per week of per maand wordt gefactureerd. Er is steeds maar één periode mogelijk. Invoer van een andere periode leidt tot een foutmelding bij het opmaken van het DIS-bestand.

Wanneer de DIS-export volledig is, verschijnt op het scherm een rapportage waarin de bestanden worden gespecificeerd die voor deze maand zijn geleverd. Zie voor verdere toelichting op de DIS-levering VraagEnAntwoord?.

Kentallen

module r050_kentallen

Deze rapportage is een hulp bij het jaarlijks aanleveren van de kengetallen voor de branchevereniging (FENAC). OpenAC is zo ingericht dat het registreren van de gevraagde gegevens zoveel mogelijk wordt bevorderd. Niettemin worden niet alle gegevens op alle centra voldoende geregistreerd. Het is dus altijd nodig om het overzicht na extractie uit OpenAC, binnen Excel nog verder aan te vullen. FENAC ICT kan wel adviseren hoe het AC de procedures zo kan inrichten, dat in de toekomst meer van de vragen automatisch kunnen worden beantwoord.

Normtijden ijken

module r050_normtijden

Deze rapportage geeft inzicht in de verhouding tussen de geregistreerde tijdsbesteding, en de tijdsbesteding volgens de ingevoerde normtijden. De percentages die in deze rapportage worden afgebeeld, kunnen aanleiding zijn om periodiek de normtijden bij te stellen.

Let op:

• De vergelijking kan alleen worden gemaakt wanneer de werkelijk bestede tijd consequent in OpenAC wordt geregistreerd
• De werkelijk bestede tijd wordt geregistreerd per tijdvak, wat niet altijd 1-1 overeenkomt met de verrichtingen, die per behandeldag worden geregistreerd. OpenAC berekent per verrichting een gewogen verhouding tussen de geregistreerde tijd en de normtijd over de gehele behandeldag. Wanneer er bij A702 (toonaudiogram) staat: "norm is 120% van registratie" betekent dit dat op behandeldagen waarop een toonaudiogram is gedaan, de norm van alle onderzoeken bij elkaar gemiddeld 120% is van de geregistreerde tijd. In de praktijk blijkt dit een bruikbare waarde om de normtijd van de individuele verrichting bij te stellen.
• Let bij het wijzigen van normtijden op, dat nooit met terugwerkende kracht normtijden worden veranderd. Laat de oude tijden altijd staan, en voer een nieuwe normtijd in met een ingangsdatum die nog moet komen. OpenAC ziet erop toe dat normtijden niet met terugwerkende kracht worden aangepast.

Een alternatieve manier om de normtijden te ijken is om het overzicht Productie/medewerker te gebruiken.

Productie bezoeken

module r050_productie

Dit overzicht is nieuw in OpenAC v1.204 en meet de productie in aantallen patiënten c.q. aantal trajecten. Hiermee kunnen trends worden gemonitord en bijvoorbeeld berekeningen van aantallen patiënteenheden worden onderbouwd en geverifieerd.

De rapportage geeft statistieken over de bezoeken waarvan de datum ligt tegen een vooraf opgegeven begin- en einddatum. Wanneer het AC deellocaties onderscheidt, kan de rapportage bovendien worden beperkt tot patiënten, bezoeken of financiële trajecten van een specifieke locatie.

Per maand en over de totale periode worden van de bezoeken worden de volgende tellingen berekend en weergegeven:

BOVENSTE HELFT

• Het totale aantal bezoeken
• Dit totale aantal opgesplitst op financieringsbron: het aantal bezoeken binnen een behandeltraject dat staat op "niet berekenen", "AP/jaarkaart", "AWBZ", respectievelijk. Het totaal hiervan moet gelijk zijn aan het aantal bezoeken.
• Het totale aantal opgesplitst op indicatie: het aantal bezoeken waarvan de verwijzer de indicatie gehoor gaf, spraak/taal, enzovoort. Het totaal hoeft niet aan te sluiten, omdat de indicatie mogelijk niet overal (reeds) is ingevuld.
• Het totale aantal opgesplitst op conclusiecode van het behandeltraject. Hiervoor moeten wel conclusiecodes in OpenAC worden ingevoerd en geregistreerd. Ook dit totaal hoeft niet aan te sluiten.

ONDERSTE HELFT

• Van de bezoeken met financieringsbron AP/jaarkaart, het aantal unieke patiënten per maand en over de hele periode. Let op: patiënten kunnen terugkomen; de som van de maanden is dus niet per definitie gelijk aan het aantal over de hele periode.
• Van de bezoeken met bron AP/jaarkaart, het aantal unieke behandeltrajecten. Dit kan groter zijn dan het aantal patiënten wanneer er sprake is van parallele behandeltrajecten (bijvoorbeeld op verschillende locaties) of sequentiële behandeltrajecten.
• Het aantal behandeltrajecten opgesplitst in: gehoor kind, gehoor volwassene en spraak/taal. Deze cijfers kunnen gebruikt worden voor het meten van trends in patiënteenheden.

Productie verrichtingen

module r050_productie

Dit overzicht geeft de productie in verrichtingen en spreekuren over een periode, uitgesplitst per maand. Vooraf kan worden gekozen welke overzichten gewenst zijn:

• Agenda-spreekuren
• Lokale verrichtingcodes
• FENAC-verrichtingcodes

Voor de perifere audiologische centra geldt op een enkele uitzondering na dat de lokale verrichtingcodes gelijk zijn aan de FENAC-codes. Enkele codes kunnen zijn opgesplitst in varianten. Voorbeeld: waar maar één FENAC-code S741 is voor een logopedisch onderzoek, kan een AC ervoor kiezen korte en lange onderzoeken apart te registreren als S741a en S741b. Bij de bepaling van de normtijd en daarmee de uit te schrijven AP, wordt de FENAC-code S741 gebruikt en kan de toevoeging 'a' of 'b' niet worden meegenomen.

Voor de meeste academische huizen geldt dat in de bovenste helft CBV-codes staan (65xxxx) en in de onderste helft FENAC-codes.

Productie/medewerker

module r050_productie

Dit overzicht helpt de productie per medewerker te monitoren. Het resultaat wordt gesplitst in diverse tabbladen.

Er worden twee berekeningen uitgevoerd:

• Agenda: hier wordt weergeven welke kalender-activiteiten elke medewerker uitvoert, en de daarbij bestede tijd.
• FENAC: hier worden de uitgevoerde verrichtingen weergegeven in FENAC-verrichtingcodes en de hierbij behorende tijdsbesteding.

Bij de agenda is het mogelijk de daadwerkelijk bestede tijd weer te geven, mits deze zorgvuldig wordt geregistreerd. Wanneer de procedure zo is dat men de gemaakte afspraak in OpenAC definitief maakt en de gereserveerde tijd niet op basis van een verrichtingbriefje omzet in de werkelijk bestede tijd, wordt hier alleen de geplande tijd gemeten.

Bij de verrichtingen moet de bestede tijd door OpenAC worden geschat. Wanneer er namelijk sprake is van meerdere betrokkenen die na elkaar een patiënt zien op dezelfde behandeldag, dan worden in OpenAC weliswaar per medewerker ingevuld wanneer deze de patiënt heeft gezien, maar er wordt niet voor elke uitgevoerde verrichting ingevoerd tijdens welke van de deeltijdvakken deze is uitgevoerd. Voorbeeld: patiënt wordt gezien door een audiologie-assitent en daarna door de audioloog. Beide onderzoekers komen nu in het overzicht met de verrichting toonaudiogram en de verrichting gesprek audioloog.

• Opmerking over de aansluiting: per verrichtingcode zal in dit overzicht in de kolom 'Allen' een totaal worden vermeld. Dit is het totaal aantal keer dat de verrichting is uitgevoerd, waarbij een verrichting maar 1x wordt geteld als deze door meer dan één medewerker is uitgevoerd. Let op: dit totaal kan lager zijn dan het totaal aantal verrichtingen uit het overzicht verrichtingen/maand, want wanneer er helemaal geen medewerkers of geen duur is ingevuld, wordt de verrichting in dit overzicht niet geteld. De reden dat we de verrichting niet tellen, is dat dit overzicht beoogt om een gemiddelde duur te berekenen op basis van de agendatijd. Onvolledige registratie moet dan niet worden meegenomen.

Om de toekenning van de verrichtingen aan medewerkers zo goed mogelijk te laten verlopen, staan twee middelen ter beschikking:

• In het scherm medewerkers kan bij elk van de medewerkers worden aangegeven welke verrichtingen de medewerker normaal gesproken doet.
• In de codetabel activiteit kan per (agenda-)activiteit worden aangegeven welke verrichtingcodes hier normaal gesproken bij horen.

Het is niet nodig dit 100% correct in te vullen; OpenAC gaat heuristisch te werk bij het toekennen van tijd aan verrichtingcodes op basis van de ingevoerde informatie. Wij adviseren het volgende te doen:

• Voer voor de logopedisten, psychologen en maatschappelijk werkers de verrichtingcodes in het scherm medewerkers
• Voer voor spreekuren met een beperkt aantal verrichtingen, zoals gesprek audioloog, in de tabel activiteit de verrichtingcodes in.

Draai het overzicht productie/medewerker uit, en controleer of er nog onwenselijke combinaties van medewerkers/verrichtingen inzitten. Elemineer deze combinaties door meer informatie toe te voegen aan de tabel medewerkers (of zo nodig in activiteit maar dit is meer werk).

Productie AP

module r050_productie

Het overzicht productie AP is een productiemeting op basis van de financiële trajecten in het dossier. Het doel van dit overzicht is het doen van nauwkeurigs toerekening van de productie aan boekperiodes.

Voor de daadwerkelijk in een boekjaar gefactureerde omzet is de rapportage gefactureerde omzet. De term "gesloten" interpreteren we als volgt: een AP is gesloten wanneer de AP factureerbaar is. Dat is wanneer het behandeltraject gesloten is of 365 dagen is verlopen, en een onder instellingen in OpenAC ingestelde vertragingsperiode na de einddatum van de AP is verstreken. Concreet zal er bijvoorbeeld altijd een aantal AP's tussen kerst en nieuwjaar zijn, die pas in de eerste week van het nieuwe jaar factureerbaar worden en dus niet als gesloten zullen worden geteld.

Deze rapportage meet:

• factureerbare trajecten (A): de AP's die niet zijn afgewezen, en in de opgegeven periode factureerbaar worden. Deze trajecten worden op einddatum en op prijs uitgesplitst in het overzicht. Van deze trajecten wordt de gefactureerde AP-zorgzwaarte geteld.

• trajecten nog niet factureerbaar (B): de AP's die niet zijn afgewezen, voor het eind van de opgegeven periode beginnen maar pas na de einddatum factureerbaar worden. Deze zijn uitgesplitst op begindatum en prijs. Van deze trajecten wordt de AP-zorgzwaarte geteld die voor de einddatum is gerealiseerd.

• nog niet factureerbaar vorige periode (C): de AP's die niet zijn afgewezen, die voor het begin van de periode begonnen, op het begin van de periode nog niet factureerbaar waren. Hiervan wordt vervolgens de zorgzwaarte gemeten voor het gedeelte van de AP dat voor het begin van de periode valt.

• Desgevraagd levert deze rapportage 3 controlesheets (A, B en C) waarin de individuele trajecten zijn te bekijken, inclusief de afgewezen en afgeschreven trajecten. Afgewezen betekent hier: geparkeerd in Lijst B in het factureerscherm. Afgeschreven betekent vanuit lijst B op de knop "afschrijven" geklikt waardoor het traject uit het dossier, niet meer het factureerproces ingaat (bijvoorbeeld omdat het traject het resultaat is van een lastig herstelbare registratie- of softwarefout).

Eerdere versies van dit overzicht bevatten een opsplitsing in een deel "gefactureerd" en "te factureren". Dat is komen te vervallen, omdat dit overzicht zuiver tot doel heeft om de omvang van de omzet te bepalen aan de hand van de financiële gegevens in het dossier. De rol van de begin/einddatum in het overzicht en de notie van "gefactureerd" die alleen bekend is op het moment dat de rapportage wordt opgevraagd, leidde tot teveel verwarring. Gebruik hiervoor de rapportages gefactureerde omzet en query AP.

Helemaal rechtsonderin de rapportage wordt het totaal berekend van de realisatie, toe te rekenen aan de opgevraagde periode. Dit is gelijk aan het totaal van A plus het totaal van B, minus het totaal van C. De redenatie is als volgt: de omzet is wat dit jaar kan worden gefactureerd (A), behalve het gedeelte van de te factureren kosten dat gemaakt is in het vorige jaar (C), plus de waarde van het werk dat wel is gedaan maar nog niet kan worden gefactureerd (B).

Tips en opmerkingen:

• Voor monitoring gedurende het boekjaar: experimenteer met opvragen van het overzicht over het hele jaar, en met opgeven van de datum van vandaag als einddatum.
• Voor rapportage over 2007: de AP-systematiek is zodanig dat gedurende 2008 en in januari 2009 nog een aanzienlijk aantal trajecten zal worden gefactureerd, waarvan de einddatum, en dus de boekdatum, in 2007 ligt. Dit betekent dat met terugwerkende kracht onderhanden werk in 2007 factureerbaar in 2007 wordt. Wanneer op verschillende momenten gedurende 2008 het overzicht AP-monitor wordt opgevraagd, zal het totaal van factureerbaar (A) plus niet factureerbaar einde periode (B) stabiel zijn in aantal AP's, en stabiel zijn in totaalbedrag op één effect na: gedurende 2008 kan productie die staat gerapporteerd als onder handen werk gehoor door toevoeging van nieuwe verrichtingen veranderen in onder handen werk spraak/taal en omgekeerd.
• Vanaf 2009 geldt: bij onderhanden 2009 kunnen trajecten staan die in december 2007 zijn begonnen maar in 2007 vanwege de vertraging nog niet factureerbaar waren.
• Zie ook de rapportage Query AP hieronder.
• Belangrijk voor de accountantscontrole: het is in de AP-systematiek niet mogelijk om een stabiele waarden van het onderhanden werk te bepalen. Deze waarde zal altijd blijven schuiven nadat het boekjaar is afgesloten. Dit komt doordat aangeklikte dossiers kunnen worden doorgerekend, waarbij de 'datum factureerbaar' kan verschuiven naar een eerder boekjaar. Evenwel voorziet de rapportage Productie AP al volledig in het toerekenen van productie aan boekjaren, en is apart opvoeren van onderhanden werk in principe voor het maken van een jaarrekening niet nodig. Het is eventueel wel mogelijk om op 1 januari uitdraaien te maken op basis van de rapportages Query AP en Gefactureerde omzet, echter de problemen zullen zich dan verplaatsen naar het vaststellen van de onder-handenwerkpositie aan het begin van het jaar.

Query AP

module r050_productie

Deze rapportage is nieuw in OpenAC v1.206 en biedt de mogelijkheid vrije zoekvragen te formuleren over AP's. Hierbij kunnen de volgende criteria worden aangegeven:

• Begindatum van/tot. Laat alleen AP's zien met eerste bezoekdatum tussen de opgegeven data.
• Einddatum van/tot. Laat alleen AP's zien met laatste bezoekdatum tussen de opgegeven data.
• Datum factureerbaar van/tot. Laat alleen AP's zien die tussen de opgegeven data factureerbaar worden.
• Prestatie van/tot. Reken voor de bepaling van de zorgzwaarte van de AP alleen de bezoekdagen tussen de opgegeven data.

Daarnaast kan worden opgegeven hoe het resultaat in kolommen moet worden ingedeeld: op begindatum, einddatum of op datum factureerbaar.

Alle selecties zijn tegelijk (bovenop elkaar) van toepassing. Wanneer je geen selectie wilt maken, laat dan de begin/einddatum leeg of voer bijvoorbeeld als begindatum 1900 in en als einddatum 2900).

In de rapportage worden de volgende gegevens gepresenteerd:

• De diverse AP-producten (bij tariefwijziging voor elk tarief een regel) en de aantallen per maand in de opgevraagde periode
• (A) Het totale aantal over de hele periode
• (B) De totale waarde over de gehele periode na selectie op prestatieperiode

Optioneel kunnen door het vinkje rapporteer gefactureerd/te factureren aan te zetten de volgende extra gegevens worden optgevraagd:

• (C) De totale waarde zonder prestatiefilter zoals bij invoer in het dossier berekend door OpenAC en in het factureerscherm zichtbaar (het berekende eindproduct van de AP)
• (D) Het gefactureerde bedrag (op moment van opvragen van de rapportage)
• (E) Het nog te factureren bedrag (op moment van opvragen van de rapportage)

Opmerkingen:

• Wanneer bij prestatie van/tot geen selectiedata worden ingevoerd (zoals meestal het geval zal zijn), moeten de waarden in de kolom B (prestatie) en kolom C (eindproduct) aansluiten. In de praktijk kunnen hier kleine afwijkingen tussen bestaan. Een afwijking betekent dat OpenAC bij het opmaken van de rapportage voor één of meer dossiers tot een ander AP-totaalproduct komt dan op het moment dat de laatste productie in het dossier is ingevoerd. De oorzaak hiervan kan bijvoorbeeld liggen in een aanpassing van de normtijden. Met recente versies van OpenAC is het evenwel niet meer mogelijk normtijden te wijzigen over een periode waarop al productie is ingevoerd.
• De drie onderdelen van de rapportage Productie AP kunnen (afzonderlijk) ook met deze rapportage worden opgevraagd. Zo kan deze rapportage afwijkende vragen beantwoorden en inzicht geven in de onderliggende rekensystematiek.

Eenheden 2007

module r050_productie

Berekening van het aantal gehooreenheden en spraak/taaleenheden ten behoeve van bekostiging en personeelsrichtlijn, specifiek gericht op het overgangsjaar 2007 en begroting 2008. Let op: de eenheden gehoor die hier gemeld worden, vormen een projectie op basis van historische gegevens. Deze eenheden zijn niet herleidbaar tot individuele patiënten. Voor spraak/taal geldt dat elke spraak/taal-AP beginnend in 2007 in deze rapportage leidt tot één eenheid spraak/taal in dit overzicht.

Zie voor meer uitleg over dit overzicht de toelichting van Q-consult​ op de rapportage schaduweenheden.

Eenheden 2008 e.v.

module r050_productie

Dit overzicht vervangt de eenhedenbepaling op basis van jaarkaartenproductie tot en met 2006, en de bepaling op basis van productie maal productiegroei voor 2007 (zie boven) met ingang van boekjaar 2008 (e.v. = "en verder").

De berekening die ten grondslag ligt aan de rapportage eenheden 2008 volgt zo natuurgetrouw als in OpenAC redelijkerwijs mogelijk de bepaling van eenheden zoals deze vroeger gebeurde, als volgt:

• Gekeken wordt naar alle verrichtingen uitgevoerd als onderdeel van een AP (vanaf 1-1-2007);
• Van deze verrichtingen wordt ber bezoekdag de som van de normduur bepaald;
• Aan de hand van deze gegevens worden chronologisch kwart-, halve en hele jaarkaarten bepaald;
• Er worden dus ook aanvullende kaarten gegenereerd wanneer de patiënt binnen 365 dagen na een kwart- of halve kaart terugkomt;
• De jaarkaarten worden over de gevraagde periode weergegeven, ingedeeld op de datum van uitschrijven (1e of 2e bezoekdatum).

Desgewenst kan een controlerapportage worden uitgedraaid. Deze laat per patiënt gezien in de opgegeven periode alle voor de eenhedenbepaling relevante bezoekdagen zien (datum en normduur), de geboortedatum van de patiënt, en de daaruit afgeleide jaarkaarten. In de controlerapportage kunnen dus jaarkaarten worden getoond uit het voorgaande jaar omdat deze van invloed kunnen zijn op de eenheden in de gevraagde periode.

Deze berekening is niet beschikbaar voor het jaar 2007; in de branche is bepaald dat hiervoor het overzicht eenheden 2007 wordt gebruikt (zie boven) dat rekening houdt met de trendbreuk die is ontstaan doordat per 31-12-2007 alle halve- en kwarttrajecten zijn beëindigd. De aansluiting van het overzicht 2007 op 2006 en 2008 wordt op veel locaties als een probleem ervaren. Dit probleem is eenmalig en inherent aan de noodgedwongen keuze van de branche om voor 2007 te werken met een omrekeningsmodel. Let er ook op dat het overzicht 2007 totale trajectzorgzwaartes meldt en daarom vaak 1 hele kaart rapporteert, waar zowel in het verleden (tot 2006) als vanaf 2008 twee halve kaarten worden gerapporteerd. Dit heeft uiteraard geen invloed op de totaaltellingen.

Kostendekking

Deze module vervalt in release v1.206. Om te berekenen van welk deel van de AP-opbrengst de prestatie is geleverd in het huidige en vorige boekjaar en dergelijke vragen kan nu de rapportage Query AP wordt gebruikt. De variant hiervan die kijkt naar de kostprijs van de verrichtingen is komen te vervallen. De kostprijs wordt ook niet meer in OpenAC vastgelegd.

AP-profielen

module r050_profielen

Deze knop levert een rapportage op die profielen van de AP's weergeeft. Deze gegevens vinden hun oorsprong in de berekeningen die tot 2006 werden uitgevoerd en zijn oorspronkelijk bedoeld om te worden verwerkt in de kostprijsberekeningen van Q-consult. Waar deze rapportage spreekt van "AP" dan gaat het om een daadwerkelijke AP, of de AP-schaduw van een jaarkaart (immers, deze rapportage komt uit een tijd dat er nog geen AP's waren).

Gebruik de rapportage voor algemeen inzicht in de profielen van de AP's. Voer zonder overleg geen kwantitatieve berekeningen uit op basis van dit overzicht; gebruik dit overzicht eventueel als controle voor de overige overzichten.

Deze rapportage gaat altijd over een geheel boekjaar, en geeft de volgende informatie:

• De normtijd van alle FENAC-verrichtingen in het vorige boekjaar
• De normtijd van alle FENAC-verrichtingen in het opgevraagde jaar
• Het totale aantal keer dat de verrichtingen zijn geregistreerd in vorige en opgevraagde jaar
• Het aantal financiële trajecten (AP of jaarkaart) dat in het opgevraagde jaar is afgesloten
• Het aantal keer dat elk van de verrichtingcodes voorkomt in een AP gesloten in de opgevraagde periode.
• Het aantal keer dat elk van de verrichtingcodes voorkomt binnen een specifiek AP-product, gesloten in de opgevraagde periode. Met ingang van v1.204 wordt uitgesplitst naar AP-productgroep (AP 101, niet meer naar meerkoloms DBC-codes (11-11-11).

Wanneer maak trajectprofielsheets wordt aangevinkt, wordt naast het totaaloverzicht voor elk van de AP-productgroepen een sheet aangemaakt met daarin maximaal 250 voorbeeldengevallen van één traject.

Behandelprofielen

module r050_profielen

Aan de bron van de AP's ligt de registratie van behandeltrajecten. Deze rapportage selecteert behandeltrajecten waarvan de verwijsdatum in een opgegeven periode ligt. Van alle geselecteerde behandeltrajecten geeft de rapportage:

• het aantal trajecten
• het aantal hiervan dat geen vervolgtraject is (= aantal nieuwe patiënten)
• het gemiddeld aantal bezoeken
• de gemiddelde doorlooptijd tussen 1e en laatste bezoek

Deze statistieken worden uitgesplitst over de volgende eigenschappen:

• financieringsbron
• indicatie
• AP-diagnose
• conclusie (alleen zichtbaar wanneer de codetabel 'conclusie' voor uw AC is gevuld)
• status: open/gesloten

AO/IC-steekproef

module r050_steekproef

Deze rapportage is een voorlopige ondersteuning van de steekproef voor de interne controle. Let op: de steekproef is een intern proces dat elk AC het beste in zijn reguliere (wekelijkse, maandelijkse) processen dient te verwerken.

De opzet van de steekproef is dat tijdens het factureerproces na elke 1/100e van de verwachte jaaromzet een nota wordt getrokken en gecontroleerd. Dit zal te zijner tijd in OpenAC ook als zodanig worden ingericht. Zolang AC's nog bezig zijn met de inrichting van de AO/IC-processen, blijven we voorzien in de huidige functie die een willekeurige trekking doet.

Bij het opvragen van de rapportage wordt gevraagd om:

• Aantal te trekken nota's
• De periode. Nota's worden getrokken waarvan de einddatum valt in de opgegeven periode.

Voor elk van de getrokken nota's worden alle gegevens uit het dossier van de patiënt die relevant zijn voor het vaststellen van de gegevens op de nota, weergegeven. Eventueel kunnen het electronische dossier of de papieren worden gebruikt om deze gegevens weer aan te sluiten.

Annuleringen

module r080_annuleringen

Dit is een overzicht van alle in OpenAC geregistreerde annuleringen over een opgegeven periode. De volgende gegevens worden gepresenteerd:

• annuleringen totaal: de totale aantallen per soort annulering en per maand
• annuleringen percentages: het aantal vastgelegde annuleringen als percentage van het aantal in de agenda vastgelegde afspraken plus het aantal bezoeken.
• NVZB per activiteit: het aantal keer niet verschenen zonder bericht per agenda-activiteitcode. Hier wordt zowel het totaal aantal afspraken als het aantal annuleringen en het percentage weergegeven.
• NVZB per patiënt: een overzicht van alle patiënten met een NVZB. Dit kan worden gebruikt voor het versturen van NVZB-nota's.

Wachttijd (monitor)

module r080_capaciteit

Deze rapportage geeft op basis van de in de komende periode reeds gevulde roostercapaciteit een inschatting van de wachttijden.

Hiertoe dient eerst onder codetabellen de tabel capaciteitgroep worden gevuld. In deze tabel maak je een indeling die ongeveer gelijk zal lopen met de plangroepen, functiegroepen of de actiegroepen: audiologie-assistenten, audiologie, logopedie etc.

Voor elk van de gedefinieerde capaciteitgroepen berekent deze rapportage voor een opgegeven aantal N weken:

• De roostercapaciteit: hoeveel tijd staat er voor deze groep elke week in het rooster
• De agendacapaciteit: hoeveel geroosterde tijd is nog niet ingevuld met afspraken
• De plancapaciteit: als alle afspraken in de richtafsprakenlijst zo snel mogelijk worden ingepland, hoeveel tijd is er dan nog over
• De wachtlijst: hoeveel weken moet je vooruit gaan voordat er twee weken achter elkaar zijn waarop er meer plancapaciteit over is dan een per groep te definiëren minimum aantal minuten.

De capaciteitsgroepen worden als volgt ingevoerd: voor elke groep geef je aan:

• Code en omschrijving
• Minimum capaciteit: vanaf welke capaciteit vinden we dat er in een week "voldoende ruimte" is (einde van de wachtlijst). Defaultwaarde: 1 uur.
• Vervolgafspraken: dit aantal minuten wordt vanaf de 4e week vrijgehouden voor eventuele vervolgafspraken die buiten de richtdatumlijst worden afgehandeld. Defaultwaarde: 0.
• Correctiefactor: de totale wachttijd wordt met deze correctiefactor vermenigvuldigd. Defaultwaarde: 1.00 (in codetabel-TSV is dit '100')

Wachttijd (rapport)

module r050_capaciteit

Deze rapportage geeft inzicht in het aantal dagen dat verstrijkt:

• Tussen verwijzing en invullen van een richtafspraak
• Tussen verwijzing en eerste annulering of verplaatsing op initiatief van de patiënt
• Tussen verwijzing en eerste bezoek
• Tussen verwijzing en eerste bezoek of annulering

Omdat er in dit proces altijd uitschieters zijn, worden er behalve de gemiddelde doorlooptijd ook percentielen afgebeeld. Achtereenvolgens wordt het maximum weergegeven over de kortste 5%, 20%, 50%, 80% en 95% en tenslotte de maximum wachttijd voor de volledige periode.

De ingevulde begin/eindtijd hebben betrekking op de bezoeken en annuleringen en zijn geen filter op de verwijzing. Met andere woorden, dit overzicht vertelt iets over de wachttijd van patiënten die in de opgegeven periode voor het eerst zijn geweest of hebben afgezegd.

Werktijd

module r080_capaciteit

Deze module geeft over een opgegeven periode per medewerker de ingeroosterde tijd, en de invulling van deze tijd in de agenda, opgebouwd uit directe tijd, indirecte tijd, ziek, vrij opgenomen en roostervrij. Dit overzicht zal in de loop van 2008 verder worden uitgebouwd als onderdeel van het landelijk doorontwikkelproject "medewerkerdossier".

Doorlooptijd AP

module r080_doorlooptijd

Deze rapportage geeft de cumulatieve en gemiddelde doorlooptijd van AP's weer, uitgesplitst over gefactureerde en nog niet gefactureerde AP's. Hierbij worden twee soorten doorlooptijd gemeten:

• De tijd die verstrijkt tussen de eerste contactdatum en de laatste contactdatum van de AP (dwz de begindatum en einddatum van de AP).
• De tijd die verstrijkt tussen de eerste contactdatum en het moment dat de AP factureerbaar wordt.

Let op: zolang het behandeltraject niet wordt gesloten, is de bijbehorende AP pas na 365 dagen factureerbaar. Zodra de AP wordt gesloten maar ook wanneer de AP na 365 verloopt, wordt dit "moment van factureerbaarheid" met terugwerkende kracht herberekend op basis van de laatste contactdatum.

Gefactureerde omzet

module r080_omzet

Dit overzicht geeft de gedeclareerde omzet per maand. Dit zijn de bedragen die zijn gefactureerd, opgevoerd in de boekmaand. Er worden drie tabbladen opgeleverd:

• Overzicht van de omzet per boekmaand (einddatum) en per productsoort
• Een controlesheet met één regel voor elk in rekening gebracht product
• Een sheet met de gefactureerde omzet per verzekeraar over de hele periode

Let op:

• De gefactureerde omzet over een gegeven boekmaand wordt pas ca 13 maanden na verstrijken van de maand in kwestie definitief. Immers, tot 13 maanden na deze maand kan nog een traject worden afgesloten waarvan de laatste bezoekdatum alsnog in deze maand blijkt te vallen.
• Bij centra die geen export voeren naar een financieel pakket en daarom geen creditnota's uitdraaien, worden eventueel doorgestuurde of als niet inbaar afgeboekte nota's in dit overzicht in mindering gebracht. Bij centra die wel creditnota's uitdraaien vindt deze correctie niet plaats.

Query

module r080_sqlquery

Deze rapportageknop is alleen zichtbaar wanneer de lokale beheerder queries in OpenAC heeft gezet en beschikbaar gemaakt voor gebruikers. Er kan worden gekozen uit een lijst queries en het resultaat van de query komt daarna net als bij overige rapportages op het scherm.

Transacties

module r080_transacties

Dit overzicht is alleen aanwezig wanneer de debiteurenadministratie wordt gevoerd met OpenAC. Het overzicht bevat twee tabbladen: het eerste blad is een totaaloverzicht van

• betalingen
• nota's voldaan door doorsturen naar andere verzekeraar
• nota's voldaan door doorsturen naar patient
• nota's waarvan het openstaande bedrag is afgeschreven

Het tweede tabblad bevat een overzicht van alle individuele transacties.

Teamoverleg

module s080_decursus

In deze rapportage worden over een in te vullen periode, alle notities weergegeven die zijn ingevuld in de decursus met als thema team. Functionaliteit komt beschikbaar in v1.108.

FDSK-registratie

module s080_fdsk

Dit overzicht dient twee doelen: het opvragen van enkele statistieken van de over een periode ingevulde FDSK-registratieformulieren, en het versturen van deze formulieren naar de centrale landelijke database. U kunt aangegeven of u al of niet wilt versturen. Wanneer u verstuurt, moeten hier username en wachtwoord worden ingevuld zoals u dat ook gebruikt om de landelijke database ​https://fdsk.fenac.nl/ te raadplegen.

MAC-AC totalen

module s080_macac

Deze rapportage geeft over de opgegeven periode drie bladen weer:

• MAC-AC totalen: de totaaltellingen van aantal jongens, meisjes, welke assen, aantal assen etc.
• MAC-AC matrix hoofdassen: het aantal keer dat de ene problematiek samenvalt met de andere (co-occurrence matrix)
• MAC-AC controle: controlesheet met de in de overige overzichten meegetelde scores per patiënt.