ShowPath?

Rapportages in OpenAC

Hier worden de diverse rapportages beschreven zoals deze in OpenAC kunnen worden opgemaakt. Onze inzet is in deze handleiding, tenzij anders aangegeven, steeds de laatste beschikbare versie van OpenAC te beschrijven. Wanneer u één van de vermelde rapportages niet in uw versie van OpenAC kunt vinden, kan dat betekenen dat de betreffende module niet is geactiveerd. Neemt u in dat geval contact op met uw technische aanspreekpunt voor OpenAC.

DIS-bestand

De DIS-levering staat geschaard onder de rapportages in OpenAC, maar is feitelijk een exportfunctie.

De DIS vereist voor elke maand een niet-lege levering. OpenAC zorgt ervoor dat voor elke maand een levering kan geschieden, door steeds alle AP-trajecten in de levering op te nemen die uiterlijk in de gevraagde maand factureerbaar zijn geworden, die daadwerkelijk zijn gefactureerd en nog niet eerder aan de DIS zijn geleverd met de gefactureerde zorgzwaarte.

Wanneer het AC een tijd achterloopt met de DIS-leveringen, zal voor elke gemiste maand dus een bestand uit OpenAC moeten worden gehaald en deze moeten vervolgens aan de DIS worden aangeboden. Houd er daarbij rekening mee dat alle bestanden wel snel uit OpenAC komen, maar dat de DIS steeds voor één bestand een ontvangstbevestiging stuurt, waarna het volgende bestand pas kan worden geleverd.

Als invoer vraagt de knop DIS-levering om:

• Soort DIS-levering. De soort levering is TEST of PROD. Voordat je een productielevering doet, kun je steeds voor de eerstvolgende periode een testlevering doen. Het doen van een testlevering kan zo vaak als je wenst. Een geslaagde productielevering gebeurt maar één keer; de geleverde AP-trajecten worden gemarkeerd als verstuurd, en de levering is daarom niet eenvoudig terug te draaien.
• Volgende DIS-periode. Dit is de volgende te leveren periode. Deze waarde hoeft in principe nooit te worden veranderd, de waarde wordt vanzelf opgehoogd. Normaliter begint de levering bij periode 2007-01 of 2007-02, afhankelijk van of er per week of per maand wordt gefactureerd. Er is steeds maar één periode mogelijk. Invoer van een andere periode leidt tot een foutmelding bij het opmaken van het DIS-bestand.

Wanneer de DIS-export volledig is, verschijnt op het scherm een rapportage waarin de bestanden worden gespecificeerd die voor deze maand zijn geleverd. Zie voor verdere toelichting op de DIS-levering VraagEnAntwoord?.

AP-profielen

Deze knop levert een rapportage op die profielen van de AP's weergeeft. Deze gegevens vinden hun oorsprong in de berekeningen die tot 2006 werden uitgevoerd en zijn oorspronkelijk bedoeld om te worden verwerkt in de kostprijsberekeningen van Q-consult. Waar deze rapportage spreekt van "AP" dan gaat het om een daadwerkelijke AP, of de AP-schaduw van een jaarkaart (immers, deze rapportage komt uit een tijd dat er nog geen AP's waren).

Gebruik de rapportage voor algemeen inzicht in de profielen van de AP's. Voer zonder overleg geen kwantitatieve berekeningen uit op basis van dit overzicht; gebruik dit overzicht eventueel als controle voor de overige overzichten.

Deze rapportage gaat altijd over een geheel boekjaar, en geeft de volgende informatie:

• De normtijd van alle FENAC-verrichtingen in het vorige boekjaar
• De normtijd van alle FENAC-verrichtingen in het opgevraagde jaar
• Het totale aantal keer dat de verrichtingen zijn geregistreerd in vorige en opgevraagde jaar
• Het aantal financiële trajecten (AP of jaarkaart) dat in het opgevraagde jaar is afgesloten
• Het aantal keer dat elk van de verrichtingcodes voorkomt in een AP gesloten in de opgevraagde periode.
• Het aantal keer dat elk van de verrichtingcodes voorkomt binnen een specifiek AP-product, gesloten in de opgevraagde periode. Met ingang van v1.204 wordt uitgesplitst naar AP-productgroep (AP 101, niet meer naar meerkoloms DBC-codes (11-11-11).

Trajectprofielen

Als AP-profielen, maar nu wordt voor elke AP-productcode (AP101, AP102 etc.) een aantal voorbeeldgevallen getoond, één tabblad voor elk van de maximaal 10 AP-productcodes.

AO/IC-steekproef

Deze rapportage is een voorlopige ondersteuning van de steekproef voor de interne controle. Let op: de steekproef is een intern proces dat elk AC het beste in zijn reguliere (wekelijkse, maandelijkse) processen dient te verwerken.

De opzet van de steekproef is dat tijdens het factureerproces na elke 1/100e van de verwachte jaaromzet een nota wordt getrokken en gecontroleerd. Dit zal te zijner tijd in OpenAC ook als zodanig worden ingericht. Zolang AC's nog bezig zijn met de inrichting van de AO/IC-processen, blijven we voorzien in de huidige functie die een willekeurige trekking doet.

Bij het opvragen van de rapportage wordt gevraagd om:

• Aantal te trekken nota's
• De periode. Nota's worden getrokken waarvan de einddatum valt in de opgegeven periode.

Voor elk van de getrokken nota's worden alle gegevens uit het dossier van de patiënt die relevant zijn voor het vaststellen van de gegevens op de nota, weergegeven. Eventueel kunnen het electronische dossier of de papieren worden gebruikt om deze gegevens weer aan te sluiten.

Productie verrichtingen

Dit overzicht geeft de productie in verrichtingen en spreekuren over een periode, uitgesplitst per maand. Vooraf kan worden gekozen welke overzichten gewenst zijn:

• Agenda-spreekuren
• Lokale verrichtingcodes
• FENAC-verrichtingcodes

Voor de perifere audiologische centra geldt op een enkele uitzondering na dat de lokale verrichtingcodes gelijk zijn aan de FENAC-codes. Enkele codes kunnen zijn opgesplitst in varianten. Voorbeeld: waar maar één FENAC-code S741 is voor een logopedisch onderzoek, kan een AC ervoor kiezen korte en lange onderzoeken apart te registreren als S741a en S741b. Bij de bepaling van de normtijd en daarmee de uit te schrijven AP, wordt de FENAC-code S741 gebruikt en kan de toevoeging 'a' of 'b' niet worden meegenomen.

Voor de meeste academische huizen geldt dat in de bovenste helft CBV-codes staan (65xxxx) en in de onderste helft FENAC-codes.

Productie/medewerker

Dit overzicht helpt de productie per medewerker te monitoren. Het resultaat wordt gesplitst in diverse tabbladen.

Er worden twee berekeningen uitgevoerd:

• Agenda: hier wordt weergeven welke kalender-activiteiten elke medewerker uitvoert, en de daarbij bestede tijd
• FENAC: hier worden de uitgevoerde verrichtingen weergegeven in FENAC-verrichtingcodes en de hierbij behorende tijdsbesteding.

Bij de agenda is het mogelijk de daadwerkelijk bestede tijd weer te geven, mits deze zorgvuldig wordt geregistreerd. Wanneer de procedure zo is dat men de gemaakte afspraak in OpenAC definitief maakt en de gereserveerde tijd niet op basis van een verrichtingbriefje omzet in de werkelijk bestede tijd, wordt hier alleen de geplande tijd gemeten.

Bij de verrichtingen moet de bestede tijd door OpenAC worden geschat. Wanneer er namelijk sprake is van meerdere betrokkenen die na elkaar een patiënt zien op dezelfde behandeldag, dan worden in OpenAC weliswaar per medewerker ingevuld wanneer deze de patiënt heeft gezien, maar er wordt niet voor elke uitgevoerde verrichting ingevoerd tijdens welke van de deeltijdvakken deze is uitgevoerd. Voorbeeld: patiënt wordt gezien door een audiologie-assitent en daarna door de audioloog. Beide onderzoekers komen nu in het overzicht met de verrichting toonaudiogram en de verrichting gesprek audioloog.

Om de toekenning van de verrichtingen aan medewerkers zo goed mogelijk te laten verlopen, staan twee middelen ter beschikking:

• In het scherm medewerkers kan bij elk van de medewerkers worden aangegeven welke verrichtingen de medewerker normaal gesproken doet.
• In de codetabel activiteit kan per (agenda-)activiteit worden aangegeven welke verrichtingcodes hier normaal gesproken bij horen.

Het is niet nodig dit 100% correct in te vullen; OpenAC gaat heuristisch te werk bij het toekennen van tijd aan verrichtingcodes op basis van de ingevoerde informatie. Wij adviseren het volgende te doen:

• Voer voor de logopedisten, psychologen en maatschappelijk werkers de verrichtingcodes in het scherm medewerkers
• Voer voor spreekuren met een beperkt aantal verrichtingen, zoals gesprek audioloog, in de tabel activiteit de verrichtingcodes in.

Draai het overzicht productie/medewerker uit, en controleer of er nog onwenselijke combinaties van medewerkers/verrichtingen inzitten. Elemineer deze combinaties door meer informatie toe te voegen aan de tabel medewerkers (of zo nodig in activiteit maar dit is meer werk).

Productie AP

Hoeveel AP's zijn over een opgegeven periode gesloten (factureerbaar), hoeveel onderhanden, en welk deel is daadwerkelijk gefactureerd.

Het overzicht productie AP is een productiemeting op basis van de financiële trajecten in het dossier. Voor de daadwerkelijk in een boekjaar gefactureerde omzet is de rapportage gefactureerde omzet. De term "gesloten" interpreteren we als volgt: een AP is gesloten wanneer de AP factureerbaar is. Dat is wanneer het behandeltraject gesloten is of 365 dagen is verlopen, en een onder instellingen in OpenAC ingestelde vertragingsperiode na de einddatum van de AP is verstreken. Concreet zal er bijvoorbeeld altijd een aantal AP's tussen kerst en nieuwjaar zijn, die pas in de eerste week van het nieuwe jaar factureerbaar worden en dus niet als gesloten zullen worden geteld.

Deze rapportage meet:

• factureerbare trajecten: de AP's die niet zijn afgewezen, en in de opgegeven periode factureerbaar worden. Hiervan wordt het bedrag gemeld dat inmiddels werkelijk is gefactureerd, en het bedrag dat wel kan worden gefactureerd maar nog niet is gefactureerd. Deze trajecten worden op einddatum en op prijs uitgesplitst in het overzicht. Van deze trajecten wordt de gefactureerde AP-zorgzwaarte geteld.

• onderhanden trajecten: de AP's die niet zijn afgewezen, voor het eind van de opgegeven periode beginnen maar pas na de einddatum factureerbaar worden. Deze zijn uitgesplitst op begindatum en prijs. Van deze trajecten wordt de AP-zorgzwaarte geteld die voor de einddatum is gerealiseerd.

• Desgevraagd levert deze rapportage 2 controlesheets waarin de individuele trajecten zijn te bekijken, inclusief de afgewezen en afgeschreven trajecten. Afgewezen betekent hier: geparkeerd in Lijst B in het factureerscherm. Afgeschreven betekent vanuit lijst B op de knop "afschrijven" geklikt waardoor het traject uit het dossier, niet meer het factureerproces ingaat (bijvoorbeeld omdat het traject het resultaat is van een lastig herstelbare registratie- of softwarefout).

De waarde in euro's staat rechts uitgesplitst in

• Totale waarde
• Gefactureerd: welk gedeelte is gefactureerd op het moment dat de rapportage wordt opgemaakt
• Te factureren: welk gedeelte moet op het moment van opmaak van de rapportage nog worden gefactureerd.

Deze uitsplitsing is dus alleen voor monitoringsdoeleinden ingericht. Zie ook de rapportage gefactureerde omzet.

Tips en opmerkingen:

• Voor monitoring gedurende het boekjaar: experimenteer met opvragen van het overzicht over het hele jaar, en met opgeven van de datum van vandaag als einddatum.
• Voor rapportage over 2007: de AP-systematiek is zodanig dat gedurende 2008 nog een aanzienlijk aantal trajecten zal worden gefactureerd, waarvan de einddatum, en dus de boekdatum, in 2007 ligt. Dit betekent dat met terugwerkende kracht onderhanden werk in 2007 factureerbaar in 2007 wordt. Wanneer gedurende 2008 het overzicht AP-monitor wordt opgevraagd, zal het totaal van gefactureerd plus onderhanden echter stabiel zijn.
• Vanaf 2008 geldt: van de som van factureerbaar en onderhanden in deze rapportage over 2008, moet het onderhanden werk ultimo 2007 worden afgetrokken om te komen tot de aan 2008 toe te rekenen omzet. Deze is in ordegrootte vergelijkbaar met het totaal van de factureerbare AP's (plus/minus seizoensverschillen en effect productiestijging/daling).
• Vanaf 2009 geldt: bij onderhanden 2009 kunnen trajecten staan die in december 2007 zijn begonnen maar in 2007 vanwege de vertraging nog niet factureerbaar waren.

Eenheden 2007

Berekening van het aantal gehooreenheden en spraak/taaleenheden ten behoeve van bekostiging en personeelsrichtlijn, specifiek gericht op het overgangsjaar 2007 en begroting 2008. Let op: de eenheden gehoor die hier gemeld worden, vormen een projectie op basis van historische gegevens. Deze eenheden zijn niet herleidbaar tot individuele patiënten.

Zie voor meer uitleg over dit overzicht de toelichting van Q-consult​ op de rapportage schaduweenheden.

Eenheden 2008

Deze sheet komt vanaf OpenAC v1.204 beschikbaar. In deze sheet worden AP-trajecten tegen hun jaarkaartzorgzwaarte geteld op einddatum. De trajecten worden opgesplitst in:

• gefactureerd. Trajecten die op het moment van opvragen al zijn gefactureerd.
• factureerbaar. Trajecten die op het moment van opvragen mogen worden gefactureerd, maar nog niet zijn gefactureerd.
• onderhanden. Trajecten, geteld op de voorlopige einddatum, die nog niet kunnen worden gefactureerd.

Voor de bepaling van het eenhedenvolume moet rekening worden gehouden met het feit dat een gedeelte van de onderhanden trajecten zal worden gerealiseerd in de opgegeven periode (definitieve einddatum wordt gelijk aan de voorlopige einddatum), en een gedeelte uiteindelijk onder een latere periode zal vallen (er volgt nog een bezoek).

Kostendekking

• Kostendekking: dit overzicht is vooral gericht op de overgang van 2006 naar 2007. Het geeft weer welk deel van de dit jaar geproduceerde verrichtingen is gedaan voor een jaarkaart (vooruitbetaald werk), en welk deel voor een AP (open/gesloten). Vanaf 2008 is de richting van het onder handen werk omgedraaid, en is interessanter te weten wat de onderhanden-werkpositie is op 31-12-2007. Niettemin geeft ook het overzicht kostendekking een interessant gegeven, namelijk omgekeerd voor welk deel van de omzet die in het huidige jaar wordt gefactureerd, de kosten al in het vorige boekjaar zijn gemaakt.

Doorlooptijd AP

Deze rapportage geeft de cumulatieve en gemiddelde doorlooptijd van AP's weer, uitgesplitst over gefactureerde en nog niet gefactureerde AP's. Hierbij worden twee soorten doorlooptijd gemeten:

• De tijd die verstrijkt tussen de eerste contactdatum en de laatste contactdatum van de AP (dwz de begindatum en einddatum van de AP).
• De tijd die verstrijkt tussen de eerste contactdatum en het moment dat de AP factureerbaar wordt.

Let op: zolang het behandeltraject niet wordt gesloten, is de bijbehorende AP pas na 365 dagen factureerbaar. Zodra de AP wordt gesloten maar ook wanneer de AP na 365 verloopt, wordt dit "moment van factureerbaarheid" met terugwerkende kracht herberekend op basis van de laatste contactdatum.

Gefactureerde omzet

Dit overzicht geeft de gedeclareerde omzet per maand. Dit zijn de bedragen die zijn gefactureerd, opgevoerd in de boekmaand. Er worden drie tabbladen opgeleverd:

• Overzicht van de omzet per boekmaand (einddatum) en per productsoort
• Een controlesheet met één regel voor elk in rekening gebracht product
• Een sheet met de gefactureerde omzet per verzekeraar over de hele periode

Let op:

• De gefactureerde omzet over een gegeven boekmaand wordt pas ca 13 maanden na verstrijken van de maand in kwestie definitief. Immers, tot 13 maanden na deze maand kan nog een traject worden afgesloten waarvan de laatste bezoekdatum alsnog in deze maand blijkt te vallen.
• Bij centra die geen export voeren naar een financieel pakket en daarom geen creditnota's uitdraaien, worden eventueel doorgestuurde of als niet inbaar afgeboekte nota's in dit overzicht in mindering gebracht. Bij centra die wel creditnota's uitdraaien vindt deze correctie niet plaats.

Transacties

Dit overzicht is alleen aanwezig wanneer de debiteurenadministratie wordt gevoerd met OpenAC. Het overzicht bevat twee tabbladen: het eerste blad is een totaaloverzicht van

• betalingen
• nota's voldaan door doorsturen naar andere verzekeraar
• nota's voldaan door doorsturen naar patient
• nota's waarvan het openstaande bedrag is afgeschreven

Het tweede tabblad bevat een overzicht van alle individuele transacties.

Kentallen

Deze rapportage is een hulp bij het jaarlijks aanleveren van de kengetallen voor de branchevereniging (FENAC). OpenAC is zo ingericht dat het registreren van de gevraagde gegevens zoveel mogelijk wordt bevorderd. Niettemin worden niet alle gegevens op alle centra voldoende geregistreerd. Het is dus altijd nodig om het overzicht na extractie uit OpenAC, binnen Excel nog verder aan te vullen. FENAC ICT kan wel adviseren hoe het AC de procedures zo kan inrichten, dat in de toekomst meer van de vragen automatisch kunnen worden beantwoord.

Normtijden ijken

Deze rapportage geeft inzicht in de verhouding tussen de geregistreerde tijdsbesteding, en de tijdsbesteding volgens de ingevoerde normtijden. De percentages die in deze rapportage worden afgebeeld, kunnen aanleiding zijn om periodiek de normtijden bij te stellen.

Let op:

• De vergelijking kan alleen worden gemaakt wanneer de werkelijk bestede tijd consequent in OpenAC wordt geregistreerd
• De werkelijk bestede tijd wordt geregistreerd per tijdvak, wat niet altijd 1-1 overeenkomt met de verrichtingen, die per behandeldag worden geregistreerd. OpenAC berekent per verrichting een gewogen verhouding tussen de geregistreerde tijd en de normtijd over de gehele behandeldag. Wanneer er bij A702 (toonaudiogram) staat: "norm is 120% van registratie" betekent dit dat op behandeldagen waarop een toonaudiogram is gedaan, de norm van alle onderzoeken bij elkaar gemiddeld 120% is van de geregistreerde tijd. In de praktijk blijkt dit een bruikbare waarde om de normtijd van de individuele verrichting bij te stellen.
• Let bij het wijzigen van normtijden op, dat nooit met terugwerkende kracht normtijden worden veranderd. Laat de oude tijden altijd staan, en voer een nieuwe normtijd in met een ingangsdatum die nog moet komen. OpenAC ziet erop toe dat normtijden niet met terugwerkende kracht worden aangepast.

Een alternatieve manier om de normtijden te ijken is om het overzicht Productie/medewerker te gebruiken.

Annuleringen

Dit is een overzicht van alle in OpenAC geregistreerde annuleringen over een opgegeven periode. De volgende gegevens worden gepresenteerd:

• annuleringen totaal: de totale aantallen per soort annulering en per maand
• annuleringen percentages: het aantal vastgelegde annuleringen als percentage van het aantal in de agenda vastgelegde afspraken plus het aantal bezoeken.
• NVZB per activiteit: het aantal keer niet verschenen zonder bericht per agenda-activiteitcode. Hier wordt zowel het totaal aantal afspraken als het aantal annuleringen en het percentage weergegeven.
• NVZB per patiënt: een overzicht van alle patiënten met een NVZB. Dit kan worden gebruikt voor het versturen van NVZB-nota's.

SQL-query

Deze rapportage is het resultaat van een query op de database. Wat er in het overzicht staat, hangt af van de uitgevoerde query.

Teamoverleg

In deze rapportage worden over een in te vullen periode, alle notities weergegeven die zijn ingevuld in de decursus met als thema team. Functionaliteit komt beschikbaar in v1.108.

FDSK-registratie

Dit overzicht dient twee doelen: het opvragen van enkele statistieken van de over een periode ingevulde FDSK-registratieformulieren, en het versturen van deze formulieren naar de centrale landelijke database. U kunt aangegeven of u al of niet wilt versturen. Wanneer u verstuurt, moeten hier username en wachtwoord worden ingevuld zoals u dat ook gebruikt om de landelijke database ​https://fdsk.fenac.nl/ te raadplegen.

MAC-AC totalen

Deze rapportage geeft over de opgegeven periode drie bladen weer:

• MAC-AC totalen: de totaaltellingen van aantal jongens, meisjes, welke assen, aantal assen etc.
• MAC-AC matrix hoofdassen: het aantal keer dat de ene problematiek samenvalt met de andere (co-occurrence matrix)
• MAC-AC controle: controlesheet met de in de overige overzichten meegetelde scores per patiënt.