ShowPath?

Rapportages in OpenAC

Hier worden de diverse rapportages beschreven zoals deze in OpenAC kunnen worden opgemaakt.

Kentallen

Deze rapportage is een hulp bij het jaarlijks aanleveren van de kengetallen voor de branchevereniging (FENAC). OpenAC is zo ingericht dat het registreren van de gevraagde gegevens zoveel mogelijk wordt bevorderd. Niettemin worden niet alle gegevens op alle centra voldoende geregistreerd. Het is dus altijd nodig om het overzicht na extractie uit OpenAC, binnen Excel nog verder aan te vullen. FENAC ICT kan wel adviseren hoe het AC de procedures zo kan inrichten, dat in de toekomst meer van de vragen automatisch kunnen worden beantwoord.

Normtijden ijken

Deze rapportage geeft inzicht in de verhouding tussen de geregistreerde tijdsbesteding, en de tijdsbesteding volgens de ingevoerde normtijden. De percentages die in deze rapportage worden afgebeeld, kunnen aanleiding zijn om periodiek de normtijden bij te stellen.

Let op:

• De vergelijking kan alleen worden gemaakt wanneer de werkelijk bestede tijd consequent in OpenAC wordt geregistreerd
• De werkelijk bestede tijd wordt geregistreerd per tijdvak, wat niet altijd 1-1 overeenkomt met de verrichtingen, die per behandeldag worden geregistreerd. OpenAC berekent per verrichting een gewogen verhouding tussen de geregistreerde tijd en de normtijd over de gehele behandeldag. Wanneer er bij A702 (toonaudiogram) staat: "norm is 120% van registratie" betekent dit dat op behandeldagen waarop een toonaudiogram is gedaan, de norm van alle onderzoeken bij elkaar gemiddeld 120% is van de geregistreerde tijd. In de praktijk blijkt dit een bruikbare waarde om de normtijd van de individuele verrichting bij te stellen.
• Let bij het wijzigen van normtijden op, dat nooit met terugwerkende kracht normtijden worden veranderd. Laat de oude tijden altijd staan, en voer een nieuwe normtijd in met een ingangsdatum die nog moet komen.

AP-profielen

Deze knop levert een rapportage op die profielen van de AP's weergeeft. Deze gegevens kunnen verder worden verwerkt in de kostprijsberekeningen van Q-consult. De rapportage is sinds de kostprijsanalyse over 2005 (uitgevoerd in 2006) niet meer gewijzigd. Wanneer er een nieuwe rekenronde komt, zullen de diverse kolommen van deze rapportage zeker worden bijgesteld.

Gebruik de rapportage voor algemeen inzicht in de profielen van de AP's. Voer zonder overleg geen kwantitatieve berekeningen uit op basis van dit overzicht.

Trajectprofielen

Als AP-profielen, maar nu wordt voor elke AP-combinatie (11-11-11, 21-12-23 etc.) een aantal voorbeeldgevallen getoond. Dit kan tot 33 tabbladen opleveren (één blad voor elke AP).

Transacties/maand

Dit overzicht is alleen aanwezig wanneer de debiteurenadministratie wordt gevoerd met OpenAC. Het overzicht bevat twee tabbladen: het eerste blad is een totaaloverzicht van

• betalingen
• nota's voldaan door doorsturen naar andere verzekeraar
• nota's voldaan door doorsturen naar patient
• nota's waarvan het openstaande bedrag is afgeschreven

Het tweede tabblad bevat een overzicht van alle individuele transacties.

Omzet/maand

Dit overzicht geeft de gedeclareerde omzet per maand. Dit zijn de bedrag die zijn gefactureerd, opgevoerd in de boekmaand. Er worden twee tabbladen opgeleverd: het eerste tabblad bevat een overzicht van de omzet per boekmaand. Het tweede tabblad bevat een regel voor elk in rekening gebrachte product.

• In oudere versies van dit overzicht werd de omzet nog gepresenteerd op factuurdatum.

Productie verrichtingen

Dit overzicht geeft de productie in verrichtingen en spreekuren over een periode, uitgesplitst per maand. Vanaf release v1.104 kan vooraf worden gekozen welke overzichten gewenst zijn:

• Agenda-spreekuren
• Lokale verrichtingcodes
• FENAC-verrichtingcodes

Voor de periferie geldt op een enkele uitzondering na dat de lokale verrichtingcodes gelijk zijn aan de FENAC-codes. Enkele codes kunnen zijn opgesplitst in varianten. Voorbeeld: waar maar één FENAC-code S741 is voor een logopedisch onderzoek, kan een AC ervoor kiezen korte en lange onderzoeken apart te registreren als S741a en S741b. Bij de bepaling van de normtijd en daarmee de uit te schrijven AP, wordt de FENAC-code S741 gebruikt en kan de toevoeging 'a' of 'b' niet worden meegenomen.

Voor de meeste academische huizen geldt dat in de bovenste helft CBV-codes staan (65xxxx) en in de onderste helft FENAC-codes.

Productie/medewerker

Dit overzicht helpt de productie per medewerker te monitoren. Tot versie v1.102 levert dit één overzicht op. Vanaf v1.104 wordt het resultaat gesplitst in vier tabbladen.

Er worden twee berekeningen uitgevoerd:

• Agenda: hier wordt weergeven welke kalender-activiteiten elke medewerker uitvoert, en de daarbij bestede tijd
• FENAC: hier worden de uitgevoerde verrichtingen weergegeven in FENAC-verrichtingcodes en de hierbij behorende tijdsbesteding.

Bij de agenda is het mogelijk de daadwerkelijk bestede tijd weer te geven, mits deze zorgvuldig wordt geregistreerd. Wanneer de procedure zo is dat men de gemaakte afspraak in OpenAC definitief maakt en de gereserveerde tijd niet op basis van een verrichtingbriefje omzet in de werkelijk bestede tijd, wordt hier alleen de plantijd gemeten.

Bij de verrichtingen moet de bestede tijd worden geschat. Om deze schatting zo goed mogelijk te laten verlopen, dient in de tabel activiteit per spreekuurcode zo goed mogelijk te worden aangegeven welke verrichtingen horen bij elk spreekuur. Zo is OpenAC in staat om de ingevulde verrichtingen op een juiste manier te verdelen over de spreekuren. Wanneer OpenAC een bezoek tegenkomt met een verrichting die niet past bij één of meer van de aangegeven spreekuren, dan wordt de verrichting verdeeld over alle tijdvakken (deelspreekuren) van het bezoek. De in de spreekuren bestede tijd wordt vervolgens naar rato van de actuele normtijd verdeeld over de verrichtingen. Zo kan het zijn dat een audioloog volgens het overzicht tijd toegedeeld krijgt van logopedische onderzoeken, totdat in de tabel activiteit wordt aangegeven dat de spreekuren die de audioloog draait, niet samengaan met de verrichting logopedisch onderzoek.

Productie AP

Hoeveel AP's zijn over een opgegeven periode gesloten (factureerbaar), hoeveel onderhanden, en welk deel is daadwerkelijk gefactureerd.

Het overzicht productie AP is een productiemeting op basis van de financiële trajecten in het dossier. Voor de daadwerkelijk in een boekjaar gefactureerde omzet is de rapportage omzet. De term "gesloten" interpreteren we als volgt: een AP is gesloten wanneer de AP factureerbaar is. Dat is wanneer het behandeltraject gesloten is of 365 dagen is verlopen, en een onder instellingen in OpenAC ingestelde vertragingsperiode na de einddatum van de AP is verstreken. Concreet zal er bijvoorbeeld altijd een aantal AP's tussen kerst en nieuwjaar zijn, die pas in de eerste week van het nieuwe jaar factureerbaar worden en dus niet als gesloten zullen worden geteld.

Deze rapportage meet:

• factureerbare trajecten: de AP's die niet zijn afgewezen, in de opgegeven periode eindigen en op het moment van opvragen, maar uiterlijk op de opgegeven einddatum, factureerbaar waren. Hiervan wordt het bedrag geteld dat inmiddels werkelijk is gefactureerd, en het bedrag dat wel kan worden gefactureerd maar nog niet is gefactureerd.

• onderhanden trajecten: de AP's die niet zijn afgewezen, in de opgegeven periode beginnen en op het moment van opvragen, maar uiterlijk op de opgegeven einddatum, nog niet factureerbaar waren. Dit is onderhanden werk. Deze zijn geordend op begindatum, omdat de definitieve laatste bezoekdatum (voor het merendeel van de trajecten) nog niet bekend is.

Aandachtspunten:

• Dit overzicht maakt een scheiding op het moment van factureerbaar worden van het traject, niet op einddatum
• Als de opgegeven periode nog niet is verstreken (monitoring), maakt het overzicht deze scheiding op de datum van vandaag
• Als de opgegeven periode wel is verstreken (terugkijken), maakt het overzicht de scheiding op de opgegeven einddatum
• De AP-systematiek is zodanig dat gedurende 2008 nog een aanzienlijk aantal trajecten zal worden gefactureerd, waarvan de einddatum, en dus de boekdatum, in 2007 ligt. Dit betekent dat met terugwerkende kracht onderhanden werk in 2007 factureerbaar in 2007 wordt. Wanneer gedurende 2008 het overzicht AP-monitor wordt opgevraagd, zal het totaal van gefactureerd plus onderhanden echter stabiel zijn.
• Vanaf 2008 geldt: van de som van factureerbaar en onderhanden in deze rapportage over 2008, moet het onderhanden werk ultimo 2007 worden afgetrokken om te komen tot de omzet over 2008. Deze is in ordegrootte gelijk aan het totaal van de factureerbare AP's.

Eenheden 2007

Berekening van het aantal gehooreenheden en spraak/taaleenheden ten behoeve van bekostiging en personeelsrichtlijn, specifiek gericht op het overgangsjaar 2007 en begroting 2008. Let op: de eenheden gehoor die hier gemeld worden, vormen een projectie op basis van historische gegevens. Deze eenheden zijn niet herleidbaar tot individuele patiënten.

Zie voor meer uitleg over dit overzicht de toelichting van Q-consult​ op de rapportage schaduweenheden.

Kostendekking

• Kostendekking: dit overzicht is vooral gericht op de overgang van 2006 naar 2007. Het geeft weer welk deel van de dit jaar geproduceerde verrichtingen is gedaan voor een jaarkaart (vooruitbetaald werk), en welk deel voor een AP (open/gesloten). Vanaf 2008 is de richting van het onder handen werk omgedraaid, en is interessanter te weten wat de onderhanden-werkpositie is op 31-12-2007. Niettemin geeft ook het overzicht kostendekking een interessant gegeven, namelijk omgekeerd voor welk deel van de omzet die in het huidige jaar wordt gefactureerd, de kosten al in het vorige boekjaar zijn gemaakt.

SQL-query

Deze rapportage is het resultaat van een query op de database. Wat er in het overzicht staat, hangt af van de uitgevoerde query.

DIS-levering

De DIS-levering staat geschaard onder de rapportages in OpenAC, maar is feitelijk een exportfunctie. Wanneer de DIS-export volledig is, verschijnt op het scherm een rapportage waarin de bestanden worden gespecificeerd die voor deze maand zijn geleverd. Zie voor verdere toelichting op de DIS-levering VraagEnAntwoord?.

SDO-levering

Deze rapportageknop, vaak verward met de DIS, zet een export in gang die nodig is voor het leveren van cijfers aan Stichting DBC Onderhoud. Deze export is voor het laatst landelijk ingevoerd in 2005. Sindsdien is deze rapportagefunctie niet onderhouden.

Er bestaat geen periodieke verplichting te leveren aan DBC Onderhoud. De rapportagefunctie zal weer onder de aandacht worden gebracht op het moment dat een landelijke doorrekening op basis van deze cijfers nodig is.

Teamoverleg

In deze rapportage worden over een in te vullen periode, alle notities weergegeven die zijn ingevuld in de decursus met als thema team. Functionaliteit komt beschikbaar in v1.108.