Error: Macro TOC(heading=Hoofdstukken, sectionindex, compact, depth=3, allactive, indirect=Documentatie/Rapportages/TOC) failed

Indirect page 'Documentatie/Rapportages/TOC' does not exist.

Rapportages in OpenAC

Hier worden de diverse rapportages beschreven zoals deze in OpenAC kunnen worden opgemaakt. Wanneer u één van de vermelde rapportages niet in uw versie van OpenAC kunt vinden, kan dat betekenen dat de betreffende module niet is geactiveerd. Neemt u in dat geval contact op met uw technische aanspreekpunt voor OpenAC.

Er wordt wel eens aan rapportages gerefereerd als "rapportage E" waarbij E de letter is die in OpenAC staat op de knop van de betreffende rapportage. Bedenk hierbij dat ieder AC weer een andere selectie van rapportages heeft en dat dus op een ander centrum de letter E dus een hele andere rapportage kan betekenen. Vermeld bij vragen dus geen nummer of cijfer maar geef de naam van de rapportage.

Overzicht Rapportages

Dit overzicht is verouderd en onvolledig.

Overzicht rapportages
Rapportage	Omschrijving	Adaptatie	Gebruik?
Annuleringen	Overzicht geannuleerde activiteiten	-	-
AO/IC-steekproef	Steekproef nota's voor accountant-controle	-	-
Doorlooptijd AP	Overzicht doorlooptijd facturatie APs	-	-
Eenheden 2008	Eenheden volgens methode 2008	-	-
FDSK-registratie	Overzicht en versturen van FDSK gegevens	-	-
Gefactureerde omzet	Gedeclareerde omzet per maand	-	-
MAC-AC totalen	Export voor MAC-AC werkgroep (jaarlijks)	-	-
Normtijden ijken	Verhouding geregistreerde uren vs. normuren	-	-
Query	Eigen SQL queries	-	-
Query AP	Algemene vragen over APs	-	-
Transacties	Overzicht betalingen	-	-
Wachttijd (monitor)	Toekomstige roostercapaciteit en wachttijd	-	-
Wachttijd (rapport)	Historische wachttijd	-	-
Werktijd	Medewerkersoverzicht direct, indirect, ziek, vijd	-	-

Normtijden ijken

module r050_normtijden

Deze rapportage geeft inzicht in de verhouding tussen de geregistreerde tijdsbesteding, en de tijdsbesteding volgens de ingevoerde normtijden. De percentages die in deze rapportage worden afgebeeld, kunnen aanleiding zijn om periodiek de normtijden bij te stellen.

Let op:

• De vergelijking kan alleen worden gemaakt wanneer de werkelijk bestede tijd consequent in OpenAC wordt geregistreerd
• De werkelijk bestede tijd wordt geregistreerd per tijdvak, wat niet altijd 1-1 overeenkomt met de verrichtingen, die per behandeldag worden geregistreerd. OpenAC berekent per verrichting een gewogen verhouding tussen de geregistreerde tijd en de normtijd over de gehele behandeldag. Wanneer er bij A702 (toonaudiogram) staat: "norm is 120% van registratie" betekent dit dat op behandeldagen waarop een toonaudiogram is gedaan, de norm van alle onderzoeken bij elkaar gemiddeld 120% is van de geregistreerde tijd. In de praktijk blijkt dit een bruikbare waarde om de normtijd van de individuele verrichting bij te stellen.
• Let bij het wijzigen van normtijden op, dat nooit met terugwerkende kracht normtijden worden veranderd. Laat de oude tijden altijd staan, en voer een nieuwe normtijd in met een ingangsdatum die nog moet komen. OpenAC ziet erop toe dat normtijden niet met terugwerkende kracht worden aangepast.

Een alternatieve manier om de normtijden te ijken is om het overzicht productie medewerkers te gebruiken.

Query AP

module r050_productie

Deze rapportage is nieuw in OpenAC v1.206 en biedt de mogelijkheid vrije zoekvragen te formuleren over AP's. Hierbij kunnen de volgende criteria worden aangegeven:

• Begindatum van/tot. Laat alleen AP's zien met eerste bezoekdatum tussen de opgegeven data.
• Einddatum van/tot. Laat alleen AP's zien met laatste bezoekdatum tussen de opgegeven data.
• Datum factureerbaar van/tot. Laat alleen AP's zien die tussen de opgegeven data factureerbaar worden.
• Prestatie van/tot. Reken voor de bepaling van de zorgzwaarte van de AP alleen de bezoekdagen tussen de opgegeven data.

Daarnaast kan worden opgegeven hoe het resultaat in kolommen moet worden ingedeeld: op begindatum, einddatum of op datum factureerbaar.

Alle selecties zijn tegelijk (bovenop elkaar) van toepassing. Wanneer je geen selectie wilt maken, laat dan de begin/einddatum leeg of voer bijvoorbeeld als begindatum 1900 in en als einddatum 2900).

In de rapportage worden de volgende gegevens gepresenteerd:

• De diverse AP-producten (bij tariefwijziging voor elk tarief een regel) en de aantallen per maand in de opgevraagde periode
• (A) Het totale aantal over de hele periode
• (B) De totale waarde over de gehele periode na selectie op prestatieperiode

Optioneel kunnen door het vinkje rapporteer gefactureerd/te factureren aan te zetten de volgende extra gegevens worden optgevraagd:

• (C) De totale waarde zonder prestatiefilter zoals bij invoer in het dossier berekend door OpenAC en in het factureerscherm zichtbaar (het berekende eindproduct van de AP)
• (D) Het gefactureerde bedrag (op moment van opvragen van de rapportage)
• (E) Het nog te factureren bedrag (op moment van opvragen van de rapportage)

Opmerkingen:

• Wanneer bij prestatie van/tot geen selectiedata worden ingevoerd (zoals meestal het geval zal zijn), moeten de waarden in de kolom B (prestatie) en kolom C (eindproduct) aansluiten. In de praktijk kunnen hier kleine afwijkingen tussen bestaan. Een afwijking betekent dat OpenAC bij het opmaken van de rapportage voor één of meer dossiers tot een ander AP-totaalproduct komt dan op het moment dat de laatste productie in het dossier is ingevoerd. De oorzaak hiervan kan bijvoorbeeld liggen in een aanpassing van de normtijden. Met recente versies van OpenAC is het evenwel niet meer mogelijk normtijden te wijzigen over een periode waarop al productie is ingevoerd.
• De drie onderdelen van de rapportage Productie AP kunnen (afzonderlijk) ook met deze rapportage worden opgevraagd. Zo kan deze rapportage afwijkende vragen beantwoorden en inzicht geven in de onderliggende rekensystematiek.

Eenheden 2008 e.v.

module r050_productie

Dit overzicht vervangt de eenhedenbepaling op basis van jaarkaartenproductie tot en met 2006, en de bepaling op basis van productie maal productiegroei voor 2007 (zie boven) met ingang van boekjaar 2008 (e.v. = "en verder").

De berekening die ten grondslag ligt aan de rapportage eenheden 2008 volgt zo natuurgetrouw als in OpenAC redelijkerwijs mogelijk de bepaling van eenheden zoals deze vroeger gebeurde, als volgt:

• Gekeken wordt naar alle verrichtingen uitgevoerd als onderdeel van een AP (vanaf 1-1-2007);
• Van deze verrichtingen wordt ber bezoekdag de som van de normduur bepaald;
• Aan de hand van deze gegevens worden chronologisch kwart-, halve en hele jaarkaarten bepaald;
• Er worden dus ook aanvullende kaarten gegenereerd wanneer de patiënt binnen 365 dagen na een kwart- of halve kaart terugkomt;
• De jaarkaarten worden over de gevraagde periode weergegeven, ingedeeld op de datum van uitschrijven (1e of 2e bezoekdatum).

Desgewenst kan een controlerapportage worden uitgedraaid. Deze laat per patiënt gezien in de opgegeven periode alle voor de eenhedenbepaling relevante bezoekdagen zien (datum en normduur), de geboortedatum van de patiënt, en de daaruit afgeleide jaarkaarten. In de controlerapportage kunnen dus jaarkaarten worden getoond uit het voorgaande jaar omdat deze van invloed kunnen zijn op de eenheden in de gevraagde periode.

DOT-Tijdperk. (Sub-)Trajecten die horen bij een zorgtraject met zorgvraag gehoor kunnen voor kwart, half of heel geteld worden in deze systematiek. Trajecten bij een andere zorgvraag -- en in het bijzonder bij zorgvraag neutraal -- worden altijd voor hele jaarkaarten aangezien. Dit kan verrassende resultaten geven als een kort zorgtraject waarbij de zorgvraag nog niet is bepaald voor een hele jaarkaart wordt aangezien. Deze trajecten zijn echter te herkennen aan de /99 in de controlesheets.

Deze berekening is niet beschikbaar voor het jaar 2007; in de branche is bepaald dat hiervoor het overzicht eenheden 2007 wordt gebruikt (zie boven) dat rekening houdt met de trendbreuk die is ontstaan doordat per 31-12-2007 alle halve- en kwarttrajecten zijn beëindigd. De aansluiting van het overzicht 2007 op 2006 en 2008 wordt op veel locaties als een probleem ervaren. Dit probleem is eenmalig en inherent aan de noodgedwongen keuze van de branche om voor 2007 te werken met een omrekeningsmodel. Let er ook op dat het overzicht 2007 totale trajectzorgzwaartes meldt en daarom vaak 1 hele kaart rapporteert, waar zowel in het verleden (tot 2006) als vanaf 2008 twee halve kaarten worden gerapporteerd. Dit heeft uiteraard geen invloed op de totaaltellingen.

AO/IC-steekproef

module r050_steekproef

Deze rapportage is een voorlopige ondersteuning van de steekproef voor de interne controle. Let op: de steekproef is een intern proces dat elk AC het beste in zijn reguliere (wekelijkse, maandelijkse) processen dient te verwerken.

De opzet van de steekproef is dat tijdens het factureerproces na elke 1/100e van de verwachte jaaromzet een nota wordt getrokken en gecontroleerd. Dit zal te zijner tijd in OpenAC ook als zodanig worden ingericht. Zolang AC's nog bezig zijn met de inrichting van de AO/IC-processen, blijven we voorzien in de huidige functie die een willekeurige trekking doet.

Bij het opvragen van de rapportage wordt gevraagd om:

• Aantal te trekken nota's.
• De periode. Nota's worden getrokken waarvan de notadatum valt in de opgegeven periode.
• De locatie. Dit is alleen van belang voor adaptaties met meerdere (hoofd) locaties die selecteerbaar zijn in het startscherm. Nota's worden getrokken uit degenen behorend bij een financiëel traject op de gegeven locatie. Er kan ook voor alle locaties worden gekozen.

Voor elk van de getrokken nota's worden alle gegevens uit het dossier van de patiënt die relevant zijn voor het vaststellen van de gegevens op de nota, weergegeven. Eventueel kunnen het electronische dossier of de papieren worden gebruikt om deze gegevens weer aan te sluiten.

Annuleringen

module r080_annuleringen

Dit is een overzicht van alle in OpenAC geregistreerde annuleringen over een opgegeven periode. De volgende gegevens worden gepresenteerd:

• annuleringen totaal: de totale aantallen per soort annulering en per maand
• annuleringen percentages: het aantal vastgelegde annuleringen als percentage van het aantal in de agenda vastgelegde afspraken plus het aantal bezoeken.
• NVZB per activiteit: het aantal keer niet verschenen zonder bericht per agenda-activiteitcode. Hier wordt zowel het totaal aantal afspraken als het aantal annuleringen en het percentage weergegeven.
• NVZB per patiënt: een overzicht van alle patiënten met een NVZB. Dit kan worden gebruikt voor het versturen van NVZB-nota's.

Wachttijd (monitor)

module r080_capaciteit

In v2.008 is de wachttijdmonitor geheel vernieuwd, op basis van ticket #6715 -- een verandering die breed gedragen is door het (plannings)veld.

Deze rapportage geeft op basis van het rooster en de geplande activiteiten (waarmee het de beschikbare roostercapaciteit al is gevuld) een inschatting van de wachttijden.

Hiertoe dienen eerst de capaciteitgroepen te worden gevuld. Zie de beheershandleiding voor details.

Voor elk van de gedefinieerde capaciteitgroepen berekent deze rapportage voor een opgegeven aantal N weken:

• De roostercapaciteit: hoeveel tijd staat er voor deze groep elke week in het rooster
• De agendacapaciteit: hoeveel geroosterde tijd is nog niet ingevuld met afspraken
• De plancapaciteit: als alle afspraken in de richtafsprakenlijst zo snel mogelijk worden ingepland, hoeveel tijd is er dan nog over
• De wachtlijst: hoeveel weken moet je vooruit gaan voordat er twee weken achter elkaar zijn waarop er meer plancapaciteit over is dan een per groep te definiëren minimum aantal minuten.

In 9-2009 is de capaciteitsmonitor weer een stuk verbeterd, om uiteindelijk te kunnen komen tot een systeem dat landelijk voor iedereen goed werkt.

Overwegingen voor de toekomst:

• Inmiddels doet de rapportage wachttijd (rapport) zijn best om input te leveren, zodat de correctiefactoren van de rapportage wachttijd (monitor) goed kunnen worden ingevuld.
• Wat nog niet automatisch wordt voorberekend, is de inschatting hoeveel van het rooster uiteindelijk wordt gevuld door afspraken die niet gaan via de wachtlijst, dus: richtdatum aanmaken, en nog dezelfde dag definitief maken. Deze moeten niet drukken op de wachtlijstberekening.
• Als deze meting van de dekking tussen rooster en agenda echt goed is, en de inschatting van het aantal afspraken buiten de werklijst, dan kan de wachtlijstberekening helemaal volautomatisch worden.
• Op dat moment kunnen er parameters vervallen. Dat zou wel wenselijk zijn, want bijvoorbeeld de parameter vervolgafspraken wordt vanaf 4 weken meegenomen. Dat is vrij arbitrair, maar het laatste dat we willen doen is het systeem nog verder parametriseren, het zijn juist de parameters die de brede acceptatie van het systeem door veel AC's in de weg staan.
• Een ander punt dat eigenlijk moet worden verbeterd, is dat een combinatie-spreekuur (LOPO) verkeerd wordt ingepland. Als hier normaal 2 medewerkers 30 uur rooster voor hebben en 1 gaat op vakantie, dan is de capaciteit geen 15 uur, maar 0 uur (immers, ze moeten het samen doen en als er eentje weg is kan het helemaal niet meer). De enige manier om dit echt op te lossen is daadwerkelijk de afspraken uit de wachtlijst stuk voor stuk automatisch te gaan inplannen (een detailsimulatie dus). Een halve oplossing zou kunnen zijn om te kijken naar de plangroepen die nodig zijn voor het spreekuur. Ga je echt naar plangroepen kijken, dan kan het zijn dat omwille van de helderheid het model van capaciteitsgroepen geheel moet komen te vervallen en je wachtlijstindicaties per spreekuur kunt gaan geven. De clustering van spreekuren is dan impliciet; je zult dan zien dat vergelijkbare spreekuren dezelfde wachtlijstlengte krijgen.

Wachttijd (rapport)

module r050_capaciteit

Deze rapportage geeft inzicht in het aantal dagen dat verstrijkt:

• Tussen verwijzing en invullen van een richtafspraak
• Tussen verwijzing en eerste annulering of verplaatsing op initiatief van de patiënt
• Tussen verwijzing en eerste bezoek
• Tussen verwijzing en eerste bezoek of annulering
• Tussen richtafspraak en annulering
• Tussen richtafspraak en eerste bezoek
• Tussen richtafspraak en eerste bezoek of annulering

Omdat er in dit proces altijd uitschieters zijn, worden er behalve de gemiddelde doorlooptijd ook percentielen afgebeeld, als volgt: achtereenvolgens wordt het maximum weergegeven over de kortste 5%, 20%, 50%, 80% en 95%. Stel er wordt voor 1000 patiënten een wachttijd in dagen berekend. Dan wordt voor de berekening van de percentielen de lijst met 1000 wachttijden gesorteerd op duur, de kortste wachttijd eerst en de langste wachttijd laatst. Het 5e percentiel bestaat dan uit de 50 kortste wachttijden. Van deze 50 kortste wachttijden wordt de maximum wachttijd in dagen bepaald, en afgebeeld in de kolom 5%. Het 20e percentiel bestaat uit de 200 kortste wachttijden etc. Tenslotte wordt de maximum wachttijd voor de volledige periode afgebeeld.

De ingevulde begin/eindtijd hebben betrekking op de bezoeken en annuleringen en zijn geen filter op de verwijzing. Met andere woorden, dit overzicht vertelt iets over de wachttijd van patiënten die in de opgegeven periode voor het eerst zijn geweest of hebben afgezegd.

Werktijd

module r080_capaciteit

Deze module geeft over een opgegeven periode per medewerker de ingeroosterde tijd, en de invulling van deze tijd in de agenda, opgebouwd uit directe tijd, indirecte tijd, ziek, vrij opgenomen en roostervrij. Dit overzicht zal in de loop van 2008 verder worden uitgebouwd als onderdeel van het landelijk doorontwikkelproject "medewerkerdossier".

Gefactureerde omzet

module r080_omzet

Dit overzicht geeft de gedeclareerde omzet per maand. Dit zijn de bedragen die zijn gefactureerd, opgevoerd in de boekmaand. Er worden drie tabbladen opgeleverd:

• Overzicht van de omzet per boekmaand (einddatum) en per productsoort
• Een controlesheet met één regel voor elk in rekening gebracht product
• Een sheet met de gefactureerde omzet per verzekeraar over de hele periode

Let op:

• De gefactureerde omzet over een gegeven boekmaand wordt pas ca 13 maanden na verstrijken van de maand in kwestie definitief. Immers, tot 13 maanden na deze maand kan nog een traject worden afgesloten waarvan de laatste bezoekdatum alsnog in deze maand blijkt te vallen.
• Bij centra die geen export voeren naar een financieel pakket en daarom geen creditnota's uitdraaien, worden eventueel doorgestuurde of als niet inbaar afgeboekte nota's in dit overzicht in mindering gebracht. Bij centra die wel creditnota's uitdraaien vindt deze correctie niet plaats.

Query

module r080_sqlquery

Deze rapportageknop is alleen zichtbaar wanneer de lokale beheerder queries in OpenAC heeft gezet en beschikbaar gemaakt voor gebruikers. Er kan worden gekozen uit een lijst queries en het resultaat van de query komt daarna net als bij overige rapportages op het scherm.

Transacties

module r080_transacties

Dit overzicht is alleen aanwezig wanneer de debiteurenadministratie wordt gevoerd met OpenAC. Het overzicht bevat twee tabbladen: het eerste blad is een totaaloverzicht van

• betalingen
• nota's voldaan door doorsturen naar andere verzekeraar
• nota's voldaan door doorsturen naar patient
• nota's waarvan het openstaande bedrag is afgeschreven

Het tweede tabblad bevat een overzicht van alle individuele transacties.

Teamoverleg

module s080_decursus

In deze rapportage worden over een in te vullen periode, alle notities weergegeven die zijn ingevuld in de decursus met als thema team. Functionaliteit komt beschikbaar in v1.108.

FDSK-registratie

module s080_fdsk

Dit overzicht dient twee doelen: het opvragen van enkele statistieken van de over een periode ingevulde FDSK-registratieformulieren, en het versturen van deze formulieren naar de centrale landelijke database. U kunt aangegeven of u al of niet wilt versturen. Wanneer u verstuurt, moeten hier username en wachtwoord worden ingevuld zoals u dat ook gebruikt om de landelijke database ​https://fdsk.fenac.nl/ te raadplegen.

MAC-AC totalen

module s080_macac

Deze rapportage geeft over de opgegeven periode drie bladen weer:

• MAC-AC totalen: de totaaltellingen van aantal jongens, meisjes, welke assen, aantal assen etc.
• MAC-AC matrix hoofdassen: het aantal keer dat de ene problematiek samenvalt met de andere (co-occurrence matrix)
• MAC-AC controle: controlesheet met de in de overige overzichten meegetelde scores per patiënt.

Voor details, zie de aparte MAC-AC pagina.